JGAs, Team-Events & private Feiern online buchbar.

Acht Personen sind eine Buchung, nicht acht Klicks

Eine Gruppe bucht bei dir wie ein einzelner Gast: Termin wählen, Personenzahl eintragen, Name und E-Mail dazu, fertig. Niemand muss acht Einzelplätze anklicken, und die Belegung zählt sofort für alle mit. Ein Konto braucht dein Gast dafür nicht, ein Passwort auch nicht.

Wie groß eine Gruppe werden darf, entscheidest du am Angebot: Die Platzzahl sagt, wie viele Leute insgesamt in den Termin passen, die Höchstzahl pro Buchung, wie viele davon eine einzelne Anmeldung mitbringen darf. Wer mehr einträgt, liest es direkt im Formular — samt der Bitte, sich bei größeren Gruppen direkt bei dir zu melden. So blockiert niemand aus Versehen den ganzen Nachmittag.

Und wenn vorher etwas zu klären ist, muss die Buchung nicht sofort fix sein: Im Anfrage-Modus kommt sie erst als vorläufige Anfrage bei dir an — sie hält den Platz schon, ist aber noch nicht bestätigt. Der Gast bekommt automatisch die Mail „Anfrage eingegangen“, du nimmst sie unter „Buchungen“ mit einem Klick an oder lehnst ab, und auch die Absage geht als Mail raus. Das ersetzt die fünf Nachrichten, die sonst über Instagram hin und her gehen.

Kommt die Gruppe lieber per Telefon oder Mail, trägst du sie ab dem Studio-Paket unter „Events“ selbst ein — Termin, Buchung und Bestätigung entstehen in einem Schritt, ganz ohne eigenes Angebot. Wie das geht, steht in der Hilfe unter Events.

Die Gruppe sitzt zusammen, ohne dass du Stühle rückst

Wenn bei dir mehrere Gruppen am selben Nachmittag malen, ist die eigentliche Frage nicht „passen alle rein?“, sondern „sitzen die sechs vom Kindergeburtstag auch nebeneinander?“. Dafür gibt es zwei Wege, und du wählst je Angebot einen davon.

Entweder wählen deine Gäste ihre Plätze selbst: Du zeichnest deinen Raum einmal nach — Tische mit ihren Plätzen, einzeln benannt und bei Bedarf gesperrt —, und beim Buchen tippt die Gruppe so viele freie Plätze an, wie sie Personen ist. Oder du überlässt es der automatischen Tischplanung: Dann wählt niemand etwas aus, sondern das System rechnet aus deinen Tischen, was buchbar ist, und hält jede Gruppe an einem Tisch zusammen. Beim Modus „Eigener Tisch je Gruppe“ teilt sich kein Tisch zwei Buchungen; bucht eine Person an einem Vierertisch, bleiben die anderen drei Stühle für sie reserviert.

Am Tag selbst öffnest du den Termin und siehst die Verteilung: welcher Tisch wem gehört, wie viele Plätze effektiv noch frei sind, wer mitreserviert wurde. Die Verteilung wird nach jedem Storno neu gerechnet — sie kann sich also bis zum Beginn noch ändern. Ausführlich steht beides auf Sitzplan & Tische.

Wer vorher bezahlt hat, kommt auch

Ein Kindergeburtstag, der zwei Tage vorher platzt, kostet dich einen ganzen Nachmittag. Dagegen hilft die No-Show-Absicherung: Du hinterlegst am Angebot einen Preis und schaltest die Vorkasse an — dann bezahlt die Gruppe schon beim Buchen, online über PayPal oder Mollie. Das Geld fließt direkt an dein Studio, YourSlots leitet nichts weiter.

Wie hoch der Betrag ist, entscheidest du. Viele Studios nehmen nur einen Teil als Absicherung und rechnen den Rest vor Ort ab; andere lassen den vollen Preis vorab zahlen. Sag es dazu, denn eine echte Anzahlungs-Rechnung mit ausgewiesenem Restbetrag führt YourSlots nicht — der hinterlegte Preis ist einfach der Betrag, der bei der Buchung fällig wird. Ob daraus eine Rechnung entsteht, entscheidest du je Angebot mit einem eigenen Schalter, genau deshalb.

Für den Kindergeburtstag gibt es dabei noch eine Feinheit: Der Preis darf pauschal für die ganze Buchung gelten statt pro Person — einmal fällig, egal wie viele Kinder kommen. Beides, Preis und Pauschale, wohnt in der Karte „Preis & Bezahlung“, und die gehört zum Professional-Paket.