Buchungen & Walk-Ins

Alle Reservierungen deiner Gäste an einem Ort – inklusive der Möglichkeit, spontane Gäste vor Ort selbst einzutragen.

Neu: die Buchungs-Akte – Zeile anklicken, dort steht alles

Seit dem 19.08.2026 hat jede Buchung eine Akte. Du öffnest sie mit einem Klick auf die Zeile oder rechts auf „Öffnen" – auch aus der Kundenakte, von der Termin-Detailseite, vom Dashboard und aus den Studio-Mails („Buchung ansehen").

• Was drinsteht: Gast (Name führt in die Kundenakte, E-Mail, Telefon, Rechnungsanschrift), Termin (Angebot führt zur Termin-Detailseite, Wann, Personen, Plätze), Buchung (Status, Quelle, Angelegt von, Rabattcode, Anwesenheit), Zahlung & Rechnung (Betrag, Zahlungsweg, Bezahlt am, Erstattet, Rechnung samt Fehlertext) und Notizen & Angaben (Wunsch des Gastes, Antworten auf Zusatzfragen, Storno-Grund).
• „Angelegt von" (seit 25.10.2026) zeigt, wer die Buchung angelegt hat: „Angelegt von Lena Sommer · 16.10.2026 14:03", wenn du selbst (oder dein Team) sie am Tresen eingetragen hat, „Online gebucht", wenn der Gast selbst gebucht hat. Bei älteren Buchungen steht nur das Datum, ohne Namen.
• Knöpfe oben – nur die, die gerade möglich sind: Annehmen · Ablehnen · Bestätigung erneut senden · Als bezahlt markieren · Zurückerstatten · Gutschein zurückbuchen · Rechnung nachholen · Rechnung herunterladen · Rechnung erneut senden · Anwesenheit (Da / Nicht erschienen / Vermerk zurücknehmen) · Stornieren · Kundenakte · Zum Termin · Bearbeiten. Geld-Aktionen sehen nur Inhaber:innen.
• Die Liste ist aufgeräumt: Je Zeile nur „Öffnen" und ein ⋯-Menü mit dem, was an dieser Buchung gerade möglich ist – „Annehmen"/„Ablehnen" bei vorläufigen Anmeldungen, „Als bezahlt markieren", „Zurückerstatten", „Rechnung nachholen" bei bezahlten. So hakst du nach einem Kurs zwanzig Buchungen ab, ohne jede Akte zu öffnen. Das Menü erscheint nur, wenn etwas möglich ist; alles darin gibt es auch in der Akte. Die Spalte „Termin" führt zur Termin-Detailseite.

Einchecken: wer ist wirklich da? (seit 25.10.2026)

Freiwillig – wer es nicht nutzt, sieht davon nichts. In der Teilnehmerliste eines Termins („Angemeldete Teilnehmer") gibt es die Spalte „Anwesenheit". Sie ist anfangs ausgeblendet: Über der Liste rechts auf das Spalten-Symbol tippen und „Anwesenheit" anhaken – die Auswahl bleibt dir für künftige Besuche gespeichert.

In der Spalte steht je Gast der Knopf „Da" (grau). Ein Tipp setzt „Da ✓" (grün, mit Uhrzeit und deinem Namen). Nochmal tippen fragt zur Sicherheit nach, ob du den Vermerk zurücknehmen willst. „Nicht erschienen" setzt und nimmst du dagegen nur in der Buchungs-Akte zurück (Knopf „Anwesenheit"). Rechts in der Zeile steht seitdem nur noch „Öffnen".

• Einchecken geht erst ab dem Tag des Termins – nicht vorher.
• Der Kopf der Liste zeigt ab dem Termintag „Anwesenheit: X von Y Personen da" (bei Vermerken zusätzlich „· Z nicht erschienen").
• „Nicht erschienen" ist nur ein Vermerk: Anders als beim Stornieren bleibt der Platz belegt, es gibt keine Gebühr, keine Rechnung und keine Mail an den Gast. Willst du den Platz freigeben, storniere die Buchung zusätzlich.
• Läuft deine Abhol-Benachrichtigung „manuell per Knopf", steht ab dem Tag nach dem Termin statt „Anwesenheit" der Knopf „Abholung senden" in der Zeile – Einchecken bleibt dann über die Akte möglich.
• Inhaber:innen und Mitarbeiter:innen checken überall ein; Aushilfen nur bei Terminen ihrer eigenen Schicht, über „Mein Plan".
• In der Kundenakte zählt ein Gast, wie oft er „nicht erschienen" und wie oft er „da" war.

Nach Termin suchen oder filtern

Das Suchfeld über der Liste versteht getippte Daten – „26.08.2026", „26.08.", „26.8" oder „2026-08-26" – und zeigt dann alle Buchungen an diesem Tag, genau wie in der Terminliste. Für einen ganzen Zeitraum gibt es zusätzlich den Filter „Termin" (Trichter-Symbol über der Tabelle): „Termin am/ab" allein zeigt genau diesen einen Tag, mit „bis (optional)" dazu den ganzen Zeitraum.

Reihenfolge (seit 27.08.2026): Sobald der Termin-Filter gesetzt ist, steht die Liste nach Uhrzeit – so, wie die Gäste kommen. Bei freier Zeitwahl zählt dabei die Uhrzeit des Gastes, nicht der Beginn des Zeitfensters (vorher standen alle Malplatz-Buchungen eines Tages als „10:00" in Buchungsreihenfolge durcheinander). Ohne Filter bleibt es bei „zuletzt gebucht zuerst"; ein Klick auf die Spalte „Termin" sortiert jederzeit nach Uhrzeit.

Was du hier tust

• Buchungen ansehen – mit Gastname, E-Mail, Telefon, Personenzahl, Notiz und Status.
• Status setzen – bestätigt, ausstehend oder storniert. Bei Angeboten mit „Bestätigung erforderlich" nimmst du Anfragen mit „Annehmen"/„Ablehnen" an – im ⋯-Menü der Zeile oder oben in der Akte.
• Selbst stornieren – in der Akte über den Knopf „Stornieren" oder im Formular: stellst du den Status auf „Storniert", fragt YourSlots direkt darunter, ob der Gast eine E-Mail bekommen soll (Häkchen ist gesetzt) und bietet ein Feld „Grund" an – lässt du es leer, bekommt der Gast trotzdem seine Absage, nur ohne Begründung. Dein Text steht sonst in der Mail. Der Platz wird in jedem Fall frei, und die Warteliste rückt nach. Der Termin selbst bleibt bestehen; es geht nur um diesen einen Platz.
• Walk-In eintragen – kommt jemand spontan vorbei, legst du die Buchung über „Neu" selbst an. In der Terminauswahl stehen die nächsten Termine oben, darunter die vergangenen (der jüngste zuerst). Noch schneller: Auf der Termin-Detailseite bei „Angemeldete Teilnehmer" auf „Buchung anlegen" klicken – der Termin ist dann schon vorgewählt. Bestätigungsmail: Trägst du eine E-Mail-Adresse ein, erscheint darunter der Schalter „Bestätigung an den Gast senden" (vorbelegt) – der Gast bekommt dann dieselbe Bestätigung wie bei einer Online-Buchung, mit Storno-Link und Kalendereintrag. Schalter aus = keine Bestätigung, etwa wenn der Gast gerade vor dir steht. Ohne E-Mail-Adresse gibt es weder Schalter noch Mail; Erinnerung, Abhol-Hinweis und Bewertungsbitte kommen unabhängig davon, sobald eine Adresse hinterlegt ist. (Bis 22.08.2026 ging beim Anlegen von Hand nie eine Bestätigung raus.)
• Bekannter Gast (seit 25.10.2026, in allen Paketen) – ganz oben im Formular steht das Feld „Bekannter Gast (optional)". Tippe zwei Buchstaben vom Namen, der E-Mail-Adresse oder der Telefonnummer – YourSlots zeigt passende Gäste deines Studios (nie die eines anderen Studios, nie dein Team). Wählst du einen aus, sind Name, E-Mail, Telefon und – falls hinterlegt – die letzte Rechnungsanschrift sofort ausgefüllt, und die Buchung hängt am selben Kunden – es entsteht kein doppelter Eintrag. Name und E-Mail sind danach gesperrt (sie gehören zum Gastkonto); Telefon und Anschrift darfst du für diese Buchung noch anpassen. Falscher Gast ausgewählt? Mit dem ✕ die Auswahl leeren, dann sind die Felder wieder frei. Lässt du das Feld leer, läuft alles wie bisher.
• Rechnungsanschrift beim Anlegen (seit 25.10.2026) – erzeugt das Angebot nach der Zahlung eine Rechnung, stehen Straße, PLZ und Ort im Formular, sind dabei aber keine Pflicht mehr. Hat der Gast seine Anschrift am Telefon nicht parat, speicherst du die Buchung trotzdem.
• Bezahlt-Status – bei zahlungspflichtigen Angeboten (No-Show-Absicherung) zeigt die Spalte „Bezahlt" den Betrag. Bar-/Telefonzahlungen markierst du per „Als bezahlt markieren". Hat der Gast beim Buchen selbst „vor Ort bezahlen" gewählt, steht in der Spalte „vor Ort" – dann entsteht beim Markieren keine Rechnung über YourSlots. Fehlt der Buchung dabei die Rechnungsanschrift (ganz oder teilweise), fragt das Fenster Straße, PLZ und Ort direkt ab, bevor die Rechnung entsteht – schon vorhandene Angaben stehen vorausgefüllt drin. Das Bearbeiten einer Buchung verlangt die Anschrift dagegen nicht (du kannst z. B. die Personenzahl ändern, auch wenn keine Anschrift hinterlegt ist).
• Tippfehler-Warnung bei der E-Mail: Trägst du beim Anlegen eine Adresse ein, deren Anbieter gar keine Mail annimmt (z. B. „gmail.de" statt „gmail.com"), erscheint ein roter Hinweis am Feld. Speichern geht trotzdem – am Tresen soll keine Buchung an der E-Mail scheitern, aber du weißt sofort, dass die Bestätigung so nicht ankommen würde.
• Rechnung nachholen (hieß bis 19.08.2026 „Rechnung erneut") – legt die Rechnung auf deinem gewählten Weg an (eigene Rechnung oder Lexoffice-Entwurf); es wird keine Mail „erneut gesendet". Hat die Buchung schon eine Rechnung, verschwindet der Knopf. Er steht nur bei Angeboten, an denen „Nach der Zahlung automatisch eine Rechnung erstellen" eingeschaltet ist – ist der Schalter aus, sollen dort ja keine Rechnungen entstehen. Klappt das Ausstellen nicht, sagt YourSlots das mit einer roten Meldung; „Rechnung erstellt" (grün) erscheint nur, wenn die Rechnung wirklich da ist.
• Rechnung herunterladen / erneut senden (seit 02.10.2026) – stellt YourSlots deine Rechnungen selbst aus, stehen beide Knöpfe oben in der Akte, sobald die Buchung eine Rechnung hat. Herunterladen liefert immer genau das PDF, das damals ausgestellt wurde. Erneut senden schickt dieselbe Rechnung mit derselben Nummer noch einmal an den Gast – das Fenster davor nennt dir die Adresse. Beides dürfen auch Mitarbeiter:innen. Nach einer Erstattung gibt es nur noch „Herunterladen" – eine erneut verschickte Rechnung läse sich beim Gast wie eine neue Zahlungsaufforderung. Bei Walk-ins ohne echte E-Mail-Adresse ebenso. Mit Lexoffice gibt es beide Knöpfe nicht – PDF und Versand liegen dort. In der Liste zeigt die Spalte „Rechnung" die Nummer.
• Bestätigung erneut senden (seit 26.08.2026) – schickt dieselbe Bestätigungsmail wie beim ersten Mal noch einmal raus, mit Storno- und Ändern-Link. Praktisch, wenn ein Gast sagt, er habe nichts bekommen. Nur bei bestätigten oder ausstehenden Buchungen mit hinterlegter E-Mail-Adresse sichtbar. Seit 04.11.2026 gibt es eine Obergrenze, damit niemand den Knopf zum Verschicken von Spam missbrauchen kann: in den letzten 24 Stunden höchstens 30 je Studio (10 in einer Stunde) und 3 an dieselbe Adresse. Im Alltag merkst du davon nichts. Ist sie erreicht, erscheint die gelbe Meldung „Versandgrenze erreicht — nichts verschickt" – es ist dann wirklich nichts rausgegangen, und die Meldung sagt dir, wann es wieder geht. Mehr dazu
• Bearbeiten – das Formular (Status, Personen, Termin, Notiz) erreichst du aus der Akte; dort siehst du auch E-Mail, Geburtsdatum und die DSGVO-Einwilligung des Gastes.

Walk-In ohne E-Mail: Adresse nachtragen

Kommt jemand spontan vorbei und du hast beim Anlegen keine E-Mail-Adresse eingetragen, merkt sich YourSlots den Gast trotzdem – aber er bekommt keine Mails: keine Erinnerung, keine Abhol-Mitteilung, keine Bewertungsbitte. In der Buchungsliste steht bei ihm deshalb „keine E-Mail hinterlegt".

Das lässt sich jederzeit nachholen:

1. In der Buchungsliste auf den Namen des Gastes klicken – das führt in seine Kundenakte.
2. Oben rechts auf „E-Mail nachtragen".
3. Adresse eintragen. Das Häkchen „Buchungsbestätigung jetzt senden" schickt ihm sofort die Bestätigung mit Storno-Link – bei einem Termin, der schon vorbei ist, nimmst du es raus.

Ab dann laufen Erinnerung, Abhol-Mitteilung und Bewertungsbitte ganz normal.

Stornierungen

Stornierst du eine Buchung (oder ein Gast storniert selbst über „Meine Termine"), wird der Platz frei. Steht jemand auf der Warteliste, rückt diese Person automatisch nach.

Neu: Überbuchen fällt jetzt auf

Legst du hier eine Buchung an oder änderst die Personenzahl, prüft YourSlots ab sofort, ob überhaupt genug Plätze frei sind – und ob eine Ressource bereits belegt ist. Bisher lief das kommentarlos durch.

Bewusstes Überbuchen bleibt möglich: Setz den Haken „Überbuchung zulassen", dann wird gespeichert. Ohne Haken bekommst du einen Hinweis mit der Zahl der freien Plätze.

Die Spalte „Quelle"

In der Teilnehmerliste eines Termins (nicht der allgemeinen Buchungsliste) kannst du dir die Spalten „Gebucht am", „E-Mail", „Quelle" und „Anwesenheit" einblenden (über das Spalten-Menü rechts oben – deine Auswahl bleibt dauerhaft für dich gespeichert). Seit 25.10.2026 sind diese vier Spalten anfangs ausgeblendet, damit die Liste ohne seitliches Scrollen passt; am Handy zeigt die Liste ohnehin nur Name, Personen, „Öffnen" und – wenn eingeschaltet – „Anwesenheit". „Quelle" sagt in einem Wort, wie die Buchung entstanden ist:

• Online – der Gast hat selbst auf deiner Buchungsseite gebucht.
• Walk-in – du hast ihn selbst eingetragen, weil er im Studio stand.

Praktisch am Monatsende: So siehst du auf einen Blick, wie viel wirklich über die Buchungsseite hereinkommt und wie viel Laufkundschaft ist.

Wenn es nicht klappt

• Eine Buchung taucht nicht auf. – Prüfe zuerst den Filter über der Liste: Er steht oft noch auf einem Status oder auf „nur kommende".
• Der Gast sagt, er habe gebucht – du siehst nichts. – Bei zahlungspflichtigen Terminen entsteht die Buchung erst nach der Zahlung. Sieh unter Wenn etwas klemmt nach.
• Der Platz ist blockiert, obwohl niemand kommt. – Vermutlich eine unbestätigte Anfrage. Lehne sie ab, dann wird der Platz frei.