Warteliste

Ausgebuchte Termine erzeugen trotzdem Nachfrage – die Warteliste fängt sie auf und besetzt frei werdende Plätze automatisch nach.

So funktioniert es

• Ist ein Termin voll, können sich Gäste auf der Buchungsseite auf die Warteliste setzen.
• Ist noch etwas frei, aber zu wenig für eine Gruppe, wählt der Gast in der Personenauswahl ganz unten „Mehr Personen? → Warteliste“ (mehr dazu).
• Wird ein Platz frei – z. B. durch eine Stornierung – rückt die nächste Person automatisch nach und wird benachrichtigt.
• Hier in der Übersicht siehst du, wer für welchen Termin wartet, und kannst Einträge bei Bedarf manuell verwalten.
• Gibst du selbst mehr Plätze frei (z. B. Kapazität erhöht), rückt niemand automatisch nach – dafür gibt es auf der Termin-Detailseite den Knopf „Warteliste prüfen" (ab Paket Studio, dasselbe Paket-Merkmal wie das automatische Nachrücken).

Zwei Schalter direkt auf der Wartelisten-Seite

Oberhalb der Liste findest du zwei Kippschalter – beide standardmäßig an, beide wirken sofort:

• Warteliste anbieten – aus = ausgebuchte Termine zeigen keinen „Auf Warteliste“-Knopf mehr, und die Personenauswahl bietet keine Warteliste für größere Gruppen an; ausgebucht ist ausgebucht. Bestehende Einträge bleiben in der Übersicht sichtbar.
• Automatisches Nachrücken (ab Paket Studio) – aus = Einträge bleiben auf „wartet“ und du arbeitest die Liste selbst ab.

Gruppe größer als die freien Plätze

Seit November 2026. Sind noch zwei Plätze frei und eine Vierergruppe möchte kommen, trägt sie sich jetzt selbst ein. In der Personenauswahl stehen zuerst die buchbaren Zahlen, ganz unten „Mehr Personen? → Warteliste“. Wählt der Gast das, erscheint statt des Buchungsformulars das Wartelisten-Formular – mit einer Personenzahl ab drei. Darüber steht, dass für die Gruppe gerade zu wenig frei ist und was passiert, wenn sich das ändert. Name und E-Mail, die der Gast schon eingetippt hatte, nimmt er mit.

• Nachgerückt wird gemeinsam. Die Gruppe rückt erst nach, wenn genug Plätze für alle frei sind. Wird nur einer frei, ist der Nächste auf der Liste dran, der hineinpasst. Die freien Plätze bleiben bis dahin ganz normal buchbar.
• Wer passt, bucht. Gibt jemand auf der Warteliste eine Zahl an, für die noch Platz ist, schickt YourSlots ihn zurück ins Buchungsformular – Name, E-Mail und Personenzahl sind schon eingetragen.
• Kein neuer Schalter. Die Auswahl erscheint überall, wo du die Warteliste anbietest – aber nur, wenn noch etwas frei ist und weniger als „max. pro Buchung“. Größer als der ganze Termin geht nicht: Hat er 6 Plätze, endet die Auswahl bei 6, auch wenn „max. pro Buchung“ höher steht.
• Freie Zeitwahl: Das gilt je Startzeit. Die Gruppe wartet auf genau die Uhrzeit, die sie angeklickt hat.
• Sitzplatzwahl: Dort gibt es keine Personenauswahl. Unter dem Sitzplan steht stattdessen der Link „Mit eurer Gruppe auf die Warteliste“.
• Tische automatisch verteilen: „Zu wenig frei“ heißt dort: Die Tische reichen für die Gruppe nicht – auch wenn rechnerisch noch genug Stühle frei wären.

Was der Gast liest, hängt am Schalter „Automatisches Nachrücken“: Ist er an, steht dort „rückt ihr automatisch nach“, sonst „meldet sich das Studio bei dir“. Im Admin siehst du den Eintrag wie jeden anderen – mit der Personenzahl in der Warteliste und im Reiter Warteliste am Termin.

Telefonnummer verlangen

Wenn du unter Einstellungen → Buchung den Schalter „Telefonnummer ist Pflicht“ anschaltest, gilt das auch für die Warteliste – es ist derselbe Schalter, du musst keinen zweiten suchen.

Gerade hier lohnt es sich: Wird kurzfristig ein Platz frei, rufst du an. Eine E-Mail liest in zwei Stunden niemand mehr. Bis August 2026 war das Feld auf der Warteliste immer freiwillig – ausgerechnet an der Stelle, an der die Nummer am meisten wert ist.

Best Practice

• Warteliste bewusst zulassen: sie zeigt dir echte Übernachfrage – ein Signal, einen Zusatztermin anzubieten.
• Nichts manuell nachhalten: das Nachrücken inkl. Benachrichtigung läuft automatisch – sofern der Schalter „Automatisches Nachrücken“ an ist. Arbeitest du die Liste selbst ab, erinnert dich ein Kasten auf dem Dashboard daran (siehe unten).
• Telefonnummer verlangen: so erreichst du Wartende sofort, wenn ein Platz frei wird.

Wer wartet auf diesen Termin?

Öffne den Termin: Neben „Angemeldete Teilnehmer“ steht ein zweiter Reiter „Warteliste (2 Einträge, 5 Personen)“. Die Überschrift nennt beide Zahlen – wie viele Eintragungen es sind und wie viele Menschen dahinterstehen.

In der Liste siehst du je Eintrag die Position in der Schlange, Gast, E-Mail, Telefon, Personenzahl, Status und den Zeitpunkt der Eintragung; bei freier Zeitwahl zusätzlich die Wunschzeit. Der Gastname führt in die Kundenakte, „Ganze Warteliste“ in die Liste über alle Termine.

Jemanden von der Warteliste nehmen

Seit 4. November 2026. Hat ein Gast abgesagt oder sich doppelt eingetragen? Im Reiter Warteliste am Termin steht in jeder wartenden Zeile „Entfernen“. Es öffnet eine Rückfrage mit Name und Personenzahl – erst „Von der Warteliste entfernen“ löscht den Eintrag.

• Der Gast bekommt keine Mail. Sag ihm selbst Bescheid, wenn nötig.
• Er kann sich danach jederzeit wieder eintragen.
• Mehrere auf einmal: in der Liste Termine & Buchungen → Warteliste Zeilen anhaken und löschen.

Gäste tragen sich selbst aus

Seit 4. November 2026. Hat ein Gast doch keine Zeit, muss er dich nicht mehr anschreiben. Es gibt zwei Wege:

• Link in der Mail: In der Mail „Du stehst auf der Warteliste" steht „Doch keine Zeit? Von der Warteliste austragen". Der Link öffnet eine Seite mit Termin, Uhrzeit und Personenzahl. Erst der Knopf „Von der Warteliste austragen" trägt aus. Eine Anmeldung braucht der Gast dafür nicht.
• „Meine Termine": Im Gast-Konto steht der Abschnitt „Auf der Warteliste" mit allen Einträgen zu kommenden Terminen – je Eintrag mit „Austragen".

Danach ist der Eintrag weg – genau wie bei deinem „Entfernen". Du bekommst keine Mail, die Zahl am Menüpunkt Warteliste wird kleiner. Der Gast kann sich jederzeit wieder eintragen.

Der Hinweis auf dem Dashboard

Arbeitest du die Warteliste von Hand ab – Schalter „Automatisches Nachrücken“ aus –, steht oben auf dem Dashboard ein Kasten mit rotem Punkt: „N Gäste warten auf einen Platz“, mit direktem Sprung in die Warteliste. Steht das Nachrücken auf automatisch, erscheint er nicht: Dann gibt es nichts zu tun.

Gezählt werden nur Wartende auf kommende Termine. Und es gibt bewusst kein „gelesen“ – der Kasten verschwindet, sobald niemand mehr wartet. Ein Hinweis, den man wegklicken kann, ist einer, den man übersieht.

Abgelaufene Einträge

Seit 20. September 2026. Ist ein Termin vorbei, wandert ein wartender Eintrag nachts automatisch auf „Abgelaufen". Die Liste unter Termine → Warteliste ist auf „Wartet" vorgefiltert – du siehst also nur die offenen Punkte, nicht die Wartenden von vorletzter Woche.

Häufige Fragen

Rückt wirklich automatisch jemand nach?

Ja – wird ein Platz frei (Storno/Absage/Ablehnung), bekommt die nächste wartende Person automatisch eine Mail und den Platz. Voraussetzung: Dein Paket enthält das automatische Nachrücken (ab Studio) und der Schalter „Automatisches Nachrücken“ steht auf an.

Zwei Ausnahmen: Bei Angeboten „Nur mit Karte buchbar" wird aus dem Nachrücken eine Anfrage – der Gast braucht ja eine gültige Karte, und danach fragt die Warteliste nicht. Du prüfst die Karte und nimmst die Anfrage an (mehr unter Karten). Und bei freier Zeitwahl mit Vorlauf rückt niemand mehr auf eine Startzeit nach, für die die Online-Anmeldung schon geschlossen ist – derselbe Vorlauf, der auch für Online-Buchungen gilt.

Wohin führt der Klick auf eine Zeile der Warteliste?

Zur Termin-Detailseite („Zum Termin") – dort siehst du freie Plätze und Teilnehmer. Der Gastname führt in die Kundenakte.

Was passiert bei einem Raum mit „Plätze teilen"?

Teilen sich mehrere Angebote einen Raum (Ressource mit Art „Plätze teilen"), gibt ein Storno Raumplätze für alle Termine dort frei. YourSlots geht dann die Wartelisten aller zeitgleichen Termine gemeinsam durch – der älteste Eintrag zuerst, egal an welchem Termin er wartet. Jeder bleibt bei seinem Termin; wer mit seiner Personenzahl nicht mehr passt, bleibt stehen.

Wie lösche ich einen Wartelisten-Eintrag?

Am Termin im Reiter Warteliste auf „Entfernen“ in der Zeile klicken und bestätigen (siehe oben). Der Gast wird nicht benachrichtigt.

Kann sich ein Gast selbst austragen?

Ja, seit 04.11.2026 – über den Link in seiner Wartelisten-Mail oder unter „Meine Termine" (siehe oben). Mails von vor dem 04.11.2026 haben den Link noch nicht; dann geht es über „Meine Termine".

Kann ich jemanden manuell nachrücken lassen?

Ja – auf der Termin-Detailseite gibt es den Knopf „Warteliste prüfen", sobald mindestens eine Person wartet. Er rückt sofort nach, unabhängig vom Schalter „Automatisches Nachrücken" – praktisch, wenn du selbst mehr Plätze frei machst (z. B. die Kapazität erhöhst), denn davon erfährt die Warteliste sonst nicht: Nachrücken lief bisher nur beim Storno. Den Knopf gibt es ab Paket Studio (dasselbe Merkmal wie das automatische Nachrücken) – im Starter-Paket trägst du Wartende von Hand ein.

Eine Gruppe ruft an, und es sind zu wenig Plätze frei – was tun?

Über die Website kann sie sich seit November 2026 selbst eintragen (siehe oben). Am Telefon trägst du sie selbst ein: mit dem Knopf „Auf die Warteliste setzen“ – unter Termine & Buchungen → Warteliste (dort wählst du den Termin) oder direkt am Termin im Reiter Warteliste (dort ist er schon gesetzt). Du gibst die volle Personenzahl an, auch wenn sie über den freien Plätzen liegt. Der Eintrag ist danach ein ganz normaler: Er steht in der Reihenfolge, rückt automatisch nach, und der Gast bekommt dieselbe Bestätigungsmail wie über die Website (den Haken kannst du abwählen, wenn du ihn ohnehin gerade am Telefon hast).

Warteliste bei online geschlossenen Terminen (seit 25.10.2026)

Hast du einen Termin von Hand online geschlossen (Schalter „Online buchbar" aus), bekommt ein Gast, der den Link trotzdem aufruft, nun das Wartelisten-Formular – auch wenn eigentlich noch Plätze frei wären. Online buchen geht weiterhin nicht; du übernimmst Interessierte stattdessen von Hand über „Buchung anlegen". Die Bestätigungsmail an den Gast verspricht dabei kein automatisches Nachrücken, sondern: „Das Studio meldet sich bei dir, sobald ein Platz für dich frei ist."

Schaltest du den Termin später wieder online buchbar, meldet dir der Knopf „Warteliste prüfen" (ab Paket Studio), wie viele Personen warten – nachrücken musst du selbst antippen, von selbst passiert dabei nichts.

Bei freier Zeitwahl: Warteliste je Uhrzeit

Bei Angeboten mit freier Zeitwahl trägt sich ein Gast für eine bestimmte Startzeit ein und rückt nur nach, wenn genau diese Zeit wieder frei wird. Andere Uhrzeiten am selben Tag können unabhängig davon frei sein – der Gast sieht das im Zeitraster.