Termine & Kalender

Termine sind die konkreten, buchbaren Slots eines Angebots – mit Datum, Uhrzeit und Belegung. Im Kalender planst du sie visuell.

Termine verwalten

• Jeder Termin gehört zu einem Angebot und übernimmt dessen Titel, Kapazität und Ort.
• Status – veröffentlicht, Entwurf oder abgesagt. Nur veröffentlichte Termine sind für Gäste buchbar.
• Belegung – wie viele der Plätze schon gebucht sind.
• Beim Öffnen eines Termins siehst du die zugehörigen Buchungen und kannst neue hinzufügen.

Termin absagen

Auf der Termin-Detailseite unter „Weitere Aktionen“ (aufklappen) steht „Termin absagen“ in einer eigenen Zeile. Das sagt den ganzen Termin ab: Alle Buchungen werden storniert, jeder Gast bekommt die Vorlage „Termin abgesagt“, online eingelöste Gutscheine und Karten werden zurückgebucht.

• Seit dem 4. November 2026 nennt der Dialog vorher die Zahlen: „24 Buchungen mit 76 Personen werden storniert. 24 Gäste bekommen eine Absage-Mail.“
• Du musst den Haken „Ja, den ganzen Termin am … absagen“ setzen – erst dann lässt sich der Knopf drücken. Ohne Buchungen gibt es keinen Haken.
• Nur einen Gast austragen? Das geht an seiner Buchung. Einen Wartelisten-Eintrag entfernen? Im Reiter Warteliste am Termin.

Absage rückgängig machen

Seit 4. November 2026. Versehentlich abgesagt? Oben auf der Termin-Seite steht dann ein gelber Kasten „Dieser Termin ist abgesagt“ mit Uhrzeit und Frist, darunter der Knopf „Absage rückgängig machen“. Er erscheint bis 24 Stunden nach der Absage und nur, solange der Termin noch nicht begonnen hat.

• Der Termin ist danach wieder veröffentlicht. Genau die Buchungen, die durch diese Absage storniert wurden, kommen zurück – im Zustand von vorher (bestätigt, vorläufig oder Zahlung offen), mit Uhrzeit und Tisch.
• Gutscheine und Karten, die die Absage zurückgebucht hat, werden wieder eingelöst. Reicht das Guthaben nicht mehr (inzwischen anders eingelöst), bleibt diese eine Buchung storniert – der Dialog nennt sie mit Namen.
• Erstattete Zahlungen holen wir nie zurück. Hast du nach der Absage schon Geld erstattet, bleibt diese Buchung storniert.
• Der Dialog warnt, wenn sich seitdem etwas geändert hat: ein anderes Angebot im selben Raum gebucht, neue Buchungen am Termin, Gäste, die schon woanders neu gebucht haben.
• „Gäste per Korrektur-Mail informieren“ ist vorausgewählt. Jeder Gast bekommt die Vorlage „Absage zurückgenommen“: „Das war ein Versehen – dein Termin findet statt“, mit Termin, Uhrzeit, Personen und Link zur Buchung. Den Text passt du unter Mail-Vorlagen an.

Termin endgültig löschen

Einen einzelnen Termin kannst du absagen (die Gäste werden informiert). Hatte er nie eine Buchung – auch keine stornierte –, steht danach auf seiner Detailseite zusätzlich „Termin endgültig löschen": Er verschwindet dann aus Kalender und Terminliste. Abgesagte Termine mit Gästen bleiben als Historie stehen und lassen sich nicht löschen.

Termin verschieben

Seit dem 26. August 2026 auf der Termin-Detailseite, rechts unter „Weitere Aktionen" (aufklappen): Knopf „Verschieben" → neues Datum und neue Uhrzeit, die Dauer bleibt. Alles, was am Termin hängt, wandert mit – Buchungen, Warteliste, Tischzuordnung, bei freier Zeitwahl die gewählten Zeitfenster der Gäste. Ein mehrtägiger Workshop verschiebt sich mit allen Tagen um dieselbe Differenz.

• Der Dialog zeigt vorab „X Buchungen · Y Personen werden mitverschoben".
• „Gäste per Mail informieren" ist vorausgewählt: Jeder Gast bekommt die Vorlage „Termin verschoben" mit alter und neuer Zeit und einem neuen Kalender-Eintrag. Abwählen nur bei Korrekturen, die niemand merkt. Dein Studio-Postfach bekommt eine Kopie.
• Eine schon verschickte Terminerinnerung geht für die neue Zeit erneut raus.
• Liegt die neue Zeit in der Vergangenheit oder läuft im selben Raum dann schon ein anderer Termin, warnt der Dialog – verschieben kannst du trotzdem.
• Nur kommende, veröffentlichte Termine lassen sich verschieben.

Öffnungszeit eines Tages ändern (freie Zeitwahl)

Seit 4. November 2026. Bei Angeboten mit freier Zeitwahl ist ein Termin das ganze Öffnungsfenster, z. B. 14:00–22:00 Uhr. Willst du an einem Tag länger oder kürzer öffnen, öffne den Termin und klappe rechts „Weitere Aktionen" auf: Knopf „Öffnungszeit ändern". Dort stellst du „Geöffnet von" und „bis" nur für diesen Tag ein – ohne Absage und ohne die Terminserie zu ändern.

• Gebuchte Besuche bleiben, wie sie sind. Die Gäste bekommen keine Mail und kommen zu ihrer gebuchten Zeit.
• Die Vorschau im Dialog sagt dir vorher, wie viele Startzeiten online buchbar sind. Mit ⚠ nennt sie alle Buchungen, die dann außerhalb des neuen Fensters liegen, Wartende mit einer Wunschzeit außerhalb und einen anderen Termin im selben Raum.
• Neue Startzeiten richten sich sofort nach dem neuen Fenster.
• Wartende mit einer Wunschzeit außerhalb des neuen Fensters rücken nicht automatisch nach.
• Nur bei kommenden, veröffentlichten Terminen. Von und bis liegen am selben Tag.

Kalenderansicht

Der Kalender zeigt deine Termine visuell über Tage und Wochen – ideal, um Auslastung und freie Slots auf einen Blick zu sehen.

Unter jeder Tageszahl steht je Termin ein kleiner Belegungszähler mit Punkt in der Farbe des Angebots: „6/12" (gebuchte Plätze von der Gesamtzahl), bei freier Zeitwahl „27 Gäste". Volle Termine sind rot markiert; bei mehr als drei Terminen am Tag steht „+2" – die Details siehst du beim Überfahren mit der Maus oder nach Klick in der Tagesliste. Auf dem Handy sind die Zähler ausgeblendet, dort zeigt die Tagesliste die Belegung.

Monat, Woche oder Tag

Oben rechts im Kalender wählst du die Ansicht: Monat (wie bisher), Woche oder Tag. Deine Wahl bleibt im Browser gemerkt – beim nächsten Öffnen startet der Kalender in der zuletzt gewählten Ansicht. Der Knopf „Heute" neben den Blätter-Pfeilen springt in jeder Ansicht zurück zum heutigen Tag – auch im Monat, wenn du weit geblättert hast.

Die Tagesansicht ist eine Zeitleiste: eine Zeile je Angebot, jeder Termin ein Block mit Uhrzeit und Belegung („12 / 20", Balken darunter). Schraffiert = noch keine Buchung, rote Kontur = voll, grau gestrichelt = abgesagt. Unten steht je Stunde, wie viele Gäste im Haus sind und wie viele Plätze es insgesamt gibt – die Farbe zeigt die Auslastung. Klick auf einen Block öffnet den Termin.

Die Wochenansicht zeigt Montag bis Sonntag nebeneinander, jeden Termin als Karte mit Uhrzeit, Angebot und Belegung. Liegen vier oder mehr Termine auf derselben Startzeit, fasst die Woche sie zu einer Sammelkarte zusammen („10:00 · 7 Angebote · 4 Gäste / 140 Plätze"); ein Klick darauf öffnet den Tag.

Nur gebuchte Termine zeigen

Oben rechts, neben den Ansicht-Knöpfen, steht der Kippschalter „Nur gebuchte“. Ist er an, verschwinden alle Termine, in denen niemand gebucht hat – in Monat, Woche und Tag gleichermaßen. Gedacht für volle Kalender: Wer viele Termine anbietet und wissen will, wo wirklich Gäste sitzen, sieht sonst vor lauter leeren Kacheln nichts.

Der Schalter wirkt sofort und braucht keinen Speichern-Knopf; sein Stand bleibt je Browser gemerkt, genau wie die Wahl der Ansicht. An deinen Daten ändert er nichts, und für Gäste ist er unsichtbar.

Termin öffnen

In der Terminliste öffnet ein Klick auf die Zeile oder rechts „Öffnen" die Termin-Detailseite. Ein Klick auf einen Teilnehmer dort führt in seine Buchungs-Akte.

Seit dem 15.09.2026 ist die Seite aufgeräumt: Links stehen die Termin-Infos (Angebot, Beginn, Uhrzeit, Ort, Belegung, Status, interne Anmerkung), rechts daneben die Knöpfe — nach Häufigkeit sortiert. Der Kopf über dem Titel ist frei.

• Aktionen (immer offen) — „Arbeitszettel" (Druckansicht oder PDF), „Tische" (Tischbelegung und Tische zuteilen, nur mit Tischplanung oder Platzwahl) und „Notiz & Fotos" (Interne Notiz zum Termin, bis zu 10 Fotos hochladen, sortieren oder entfernen). Darunter erscheinen nur, wenn gerade fällig: „Absage rückgängig machen", „Warteliste prüfen" und „Abholung an alle senden".
• Weitere Aktionen (zugeklappt, ein Klick öffnet) — Seltenes und Folgenreiches: „Mehrtägig machen", „Abweichende Belegung", „Verschieben", bei freier Zeitwahl „Öffnungszeit ändern", in eigener Zeile „Termin absagen" und – bei abgesagten Terminen ohne Buchungen – „Termin endgültig löschen".
• „Buchung anlegen" steht wie bisher über der Teilnehmerliste.

Ab dem Tag des Termins steht über der Teilnehmerliste zusätzlich „Anwesenheit: X von Y Personen da" (seit 25.10.2026) – siehe Einchecken.

Auf dem Handy stehen Infos und Knöpfe untereinander.

Einen Termin online schließen

Seit 09.10.2026. Oben auf der Termin-Detailseite steht der Kippschalter „Online buchbar". Aus = Gäste können diesen einen Termin online nicht mehr buchen und sehen ihn nicht mehr im Kalender; ein vorhandener Direktlink zeigt „Dieser Termin ist derzeit nicht buchbar". Am Tresen („Buchung anlegen") kannst du weiter Buchungen anlegen, bestehende Buchungen bleiben unberührt. Der Schalter speichert sofort und lässt sich jederzeit wieder einschalten.

• Gäste, die schon gebucht haben, können über ihren Buchungslink die Personenzahl weiterhin verkleinern oder stornieren — erhöhen oder auf einen anderen, ebenfalls geschlossenen Termin umbuchen geht nicht.
• Die Warteliste rückt an einem geschlossenen Termin nicht nach, auch wenn ein Platz frei wird.
• Der Schalter erscheint nur bei veröffentlichten, buchbaren Terminen — nicht bei Malkoffer-Tagen.

Kennzeichen am Termin

Ein kurzes Wort nur für dich, z. B. „gebrannt“, „Rg. raus“ oder „abgeholt“ – praktisch nach Events, wenn du festhalten willst, wie weit du mit einem Termin bist. Du setzt es auf der Termin-Seite unter „Weitere Aktionen“ → „Kennzeichen“ (höchstens 12 Zeichen). Schon benutzte Kennzeichen stehen dort als Knöpfe, ein Klick genügt.

• Das Kennzeichen steht als kleine Plakette auf der Termin-Seite, in der Terminliste und im Kalender. In der Terminliste kannst du danach filtern.
• Deine Gäste sehen es nie.
• Entfernen: im selben Fenster auf „Kennzeichen entfernen“.

Fotos der Termine

Hast du an Terminen Fotos hochgeladen (unter „Notiz & Fotos“), siehst du sie in der Terminliste über den Knopf „Fotos“ alle nebeneinander – mit Datum, Titel und Kennzeichen. So vergleichst du beim Ofen-Ausräumen auf einen Blick, statt jeden Termin einzeln zu öffnen. Filter (Zeitraum, Angebot, Kennzeichen) und Suche funktionieren wie in der Terminliste.

Je Termin gibt es eine Kachel mit dem ersten Foto. Hat der Termin mehrere, steht unten rechts im Bild zum Beispiel „3 Fotos“. Ein Klick aufs Bild öffnet alle Fotos des Termins groß: mit den Pfeilen (oder den Pfeiltasten) blätterst du weiter, am Handy und iPad wischst du einfach. Das X oben rechts schließt die Ansicht wieder.

Nachricht an alle Gäste

Seit 20. September 2026. Termin öffnen → rechts „Weitere Aktionen" aufklappen → „Nachricht an alle Gäste". Betreff und Text eingeben, senden. Sie liegt bewusst eine Klappe tief: Man braucht sie selten, und sie erreicht alle Gäste auf einmal.

• Sie geht an alle Gäste, die einen Platz halten – bestätigt, vorläufig und Zahlung offen. Storniert oder abgelehnt bekommt niemand etwas.
• Im Dialog steht vor dem Klick, an wie viele Gäste sie geht.
• Termin, Datum und Personenzahl hängen wir automatisch an – die musst du nicht wiederholen.
• Zeilenumbrüche bleiben erhalten, höchstens 1 000 Zeichen. Jede Mail steht einzeln im Mail-Protokoll.
• Der Knopf erscheint nur vor dem Termin und nur, wenn jemand gebucht hat.

Gedacht für alles, was kurzfristig dazukommt: Treffpunkt, Parkplatz, „bitte 10 Minuten früher". Tresen-Buchungen ohne E-Mail-Adresse können wir nicht erreichen; die Rückmeldung nach dem Senden sagt, wie viele das waren.

Obergrenze (seit 04.11.2026, Schutz vor Missbrauch): in den letzten 24 Stunden höchstens 5 Nachrichten je Studio und 3 je Termin. In der Testphase geht eine Nachricht an höchstens 20 Gäste. Darüber erscheint „Versandgrenze erreicht — nichts verschickt" mit der Wartezeit, und es geht keine Mail raus. Mehr dazu

Abholung melden (bei manueller Abhol-Benachrichtigung)

Steht die Einstellung „Abhol-Benachrichtigung" auf Manuell per Knopf am Termin (Einstellungen → Buchung), erscheint auf der Detailseite eines vergangenen Termins rechts unter „Aktionen" der Knopf „Abholung an alle senden". Der Dialog nennt vorher die Zahlen: wie viele Gäste die Mail bekommen, wie viele schon benachrichtigt wurden (werden übersprungen) und wie viele keine E-Mail-Adresse haben. In der Teilnehmerliste gibt es je Gast „Abholung senden" – nach dem Versand „Abholung erneut senden" (höchstens 3-mal an dieselbe Adresse in 24 Stunden) – und die Spalte „Abhol-Mail" mit dem Datum. Sind alle benachrichtigt, verschwindet der Sammel-Knopf von selbst. Die Termine, an denen noch jemand wartet, findest du über den Filter „Abholung offen" (er schaltet „Nur kommende" aus) oder über den Dashboard-Kasten „N Termine warten auf die Abhol-Meldung" – gezählt ab dem Tag der Umstellung auf „Manuell".

Nur für einzelne Angebote von Hand (neu): Brauchst du die automatische „Stücke abholbereit“-Mail für die meisten Angebote, aber nicht für bestimmte – z. B. Firmen-Events, die du selbst informierst? Dann stell im Angebot unter „Beim Buchen“ → „Abhol-Benachrichtigung“ auf „Von Hand — ich melde die Abholung selbst“. Für Termine dieses Angebots geht keine automatische Mail mehr raus; du schickst sie selbst mit „Abholung an alle senden“ auf der Termin-Seite oder je Gast. In der Terminliste findest du sie über den Filter „Abholung offen“ (gezählt ab dem Tag der Umstellung). Alle anderen Angebote folgen weiter deiner Studio-Einstellung.

Arbeitszettel drucken (Teilnehmerliste)

Öffne einen Termin und klicke rechts unter „Aktionen" auf „Arbeitszettel" → „Druckansicht" oder „Arbeitszettel (PDF)" (zum Drucken direkt aus dem Browser). Du bekommst eine übersichtliche Liste für den Studio-Alltag – ideal zum Ausdrucken und Abhaken.

• Alles auf einen Blick – Datum, Uhrzeit und Belegung sowie alle Teilnehmer mit Name, Personenzahl, Telefon, Gutschein/Rabatt und Zahlung.
• Anfragen (bei „Bestätigung erforderlich") sind als vorläufig gekennzeichnet.
• Sitzplan – nutzt der Termin die Platzwahl, ist der Plan dabei: belegte Plätze sind farbig markiert, die Platz-Bezeichnungen (A, B, C …) bleiben erhalten. Wer wo sitzt, steht in der Spalte „Plätze".
• Notizfeld zum handschriftlichen Ausfüllen – z. B. für weitere Personen einer Buchung (im System steht pro Buchung ein Name).

Über „Notiz & Fotos" → „Interne Notiz" hinterlegst du die Interne Notiz zum Termin (z. B. „Gruppe bringt eigene Torte mit", seit 25.10.2026 so benannt – vorher „Anmerkung"). Sie erscheint oben auf dem Arbeitszettel, unter „Mein Plan" deines eingeteilten Teams und ist nur intern – nie für Gäste sichtbar. Davon zu unterscheiden ist die „Anmerkung" des Gastes selbst, die er beim Buchen eintippt (siehe Buchungsfelder).

Über „Notiz & Fotos" → „Fotos" hängst du bis zu 10 Bilder an den Termin (seit 27. Oktober 2026, vorher eins) – zum Beispiel die Rohlinge, die eine Mutter vorab für den Kindergeburtstag ausgesucht hat, oder die bemalte Keramik eines Firmen-Events von mehreren Seiten. Du kannst mehrere Bilder auf einmal auswählen; warte, bis alle hochgeladen sind, dann „Speichern“. Die Reihenfolge änderst du durch Ziehen im Feld – das erste Foto ist das Titelbild: Es steht auf der Kachel unter „Fotos“ und als einziges auf dem Arbeitszettel (mit dem Hinweis „1 von 3“). Ein einzelnes Bild entfernst du im Feld über das X und speicherst; alle auf einmal löschst du mit „Alle Fotos entfernen“. Auf der Termin-Seite stehen alle Fotos klein nebeneinander, ein Klick öffnet sie groß zum Durchblättern; in der Terminliste zeigt ein Kamera-Symbol, dass Fotos hinterlegt sind. Die Bilder werden automatisch auf Bildschirmgröße verkleinert, du kannst also direkt vom Handy hochladen. Nur intern, nie für Gäste sichtbar.

Häufige Fragen

Wie lege ich viele Termine schnell an?

Nicht einzeln – über eine Terminserie im Angebot. Du wählst Tage + Uhrzeiten, die Termine entstehen automatisch.

Ein Termin taucht beim Gast nicht auf

Status prüfen: nur veröffentlichte Termine sind buchbar; Entwürfe und vergangene Termine werden nicht angezeigt.

Kann ich einen einzelnen Termin anders machen (Zeit/Plätze)?

Ja – öffne den Termin und klappe rechts „Weitere Aktionen" auf: „Abweichende Belegung" für die Platzzahl, „Verschieben" für Datum und Uhrzeit (seit 26. August 2026). Titel, Preis und Dauer kommen weiter vom Angebot. Bei freier Zeitwahl änderst du mit „Öffnungszeit ändern" das Fenster eines einzelnen Tages (siehe oben).

Gilt eine andere Platzzahl gleich für viele Termine (z. B. „freitags nur 12“), stell sie in der Terminserie ein (seit 02.11.2026). Gehört ein Termin zu einer Serie mit Plätzen, heißt „Feld leer“ in der abweichenden Belegung: wieder die Zahl der Serie.

Meine Filter sind weg, sobald sich jemand anderes anmeldet

Seit dem 26. August 2026 merken sich die Listen (Termine, Buchungen, Kunden, Gutschein, Angebote, Warteliste) Filter und Sortierung pro Benutzer – auch nach dem Abmelden. Mitarbeiter und Inhaber sehen jeweils ihre eigenen. Suchtext und Datumsfilter („von/bis") bleiben absichtlich draußen; „Filter zurücksetzen" löscht auch das Gemerkte.

Ein Termin war eben noch grün, jetzt ist er rot – habe ich etwas kaputt gemacht?

Nein. Seit dem 26.08.2026 zeigen Kalender und Terminliste denselben Zustand an (siehe Kasten oben bei „Kalenderansicht"). Besonders mit Automatischer Tischplanung kann ein Termin jetzt schon voll sein, obwohl rechnerisch noch Plätze frei wären – weil kein einzelner Tisch mehr passt. An deinen Buchungen ändert sich dadurch nichts.

Bei freier Zeitwahl: Gäste und Spitze

Bei Angeboten mit freier Zeitwahl steht in der Belegungsspalte nicht „3 / 12", sondern „27 Gäste · Spitze 18/20":

• Gäste – wie viele über den ganzen Tag kommen.
• Spitze – die höchste gleichzeitige Belegung. Danach richtet sich auch die Ampelfarbe.

Dass die Gästezahl über der Platzzahl liegt, ist normal und kein Fehler – Gäste kommen gestaffelt.

Auf der Termin-Detailseite zeigt der Abschnitt Tagesverlauf je Startzeit einen Balken: Du siehst auf einen Blick, wann es voll wird. Die Teilnehmerliste hat dort eine Spalte „Kommt um" und ist nach Ankunft sortiert – ebenso der Arbeitszettel.

Neu sortiert

Die Terminübersicht zeigt jetzt den nächsten Termin oben statt den am weitesten entfernten. Der Knopf „Absagen" ist aus der Liste verschwunden – die Aktion benachrichtigt alle Gäste und ist endgültig, deshalb steht sie nur noch auf der Termin-Detailseite.

Der Filter „Nur kommende"

Über der Terminliste steht der Schalter „Nur kommende". Er ist voreingestellt an – du siehst also standardmäßig nur, was noch bevorsteht.

Schalte ihn aus, wenn du in der Vergangenheit suchst: „Wann war der Kurs mit der Schulklasse?", „Wie viele waren im März da?". Ohne das Ausschalten wirkt es, als gäbe es diese Termine nicht mehr.