Dienstplan – wer arbeitet wann?

Dein Team meldet am Handy, wann es kann. Du teilst mit einem Klick ein – und siehst an jeder Schicht, wie viele Gäste kommen und ob genug Leute da sind. Die Schichten entstehen von selbst aus deinen Terminen. Schluss mit WhatsApp-Gruppe, Zettel und Abtippen.

Was ist der Dienstplan?

YourSlots kennt deine Termine und weiß, wie viele Gäste gebucht haben. Daraus baut der Dienstplan jeden Tag die Schichten: vom ersten Termin (etwas früher, zum Vorbereiten) bis zum letzten (etwas später, zum Aufräumen). Du musst nichts einrichten und kein Wochenraster anlegen.

1. Melden – dein Team sagt am Handy, wann es kann: eine Schicht antippen, „Ganzer Tag“ oder eine Uhrzeit von–bis.
2. Einteilen – du öffnest eine Schicht und tippst die Person an. Fertig, gespeichert, sichtbar.
3. Benachrichtigen – wer eingeteilt oder herausgenommen wird, bekommt ein paar Minuten später eine Nachricht – aufs Handy oder per Mail.
4. Nachschauen – jede:r sieht unter „Mein Plan“ die eigenen Schichten. Für die Pinnwand gibt es das Wochenblatt als PDF.

Wie bekomme ich den Dienstplan?

Der Dienstplan ist ein Zusatzmodul ab dem Paket Studio – du kannst ihn im Paket Studio und im Paket Professional dazubuchen. Er kostet 49 € im Monat oder 490 € im Jahr (zzgl. MwSt.), pauschal je Studio. Aushilfen kosten nichts extra, egal wie groß dein Team ist. Im Starter-Paket gibt es den Dienstplan nicht.

• Erst ausprobieren: Unter Paket & Zahlung steht beim Dienstplan der Knopf „14 Tage kostenlos testen“. Ein Klick, und er ist da. Nach 14 Tagen schaltet er sich von selbst wieder aus – es wird nichts automatisch gebucht. Was du im Test angelegt hast, bleibt gespeichert.
• Behalten: Gefällt er dir, buchst du ihn an derselben Stelle dazu („Jetzt dazubuchen“).
• Ohne das Modul siehst du als Inhaber:in im Menü trotzdem den Punkt „Dienstplan“. Er zeigt eine Vorschau mit Video, damit du weißt, was dich erwartet. Deine Mitarbeiter:innen sehen ohne das Modul nichts davon.

Mit dem Modul steht im Menü eine eigene Gruppe Team (unter „Termine & Buchungen“):

• Du als Inhaber:in siehst dort „Dienstplan“ und „Team“ (Leute einladen, Rollen). „Team“ ist dafür aus der Gruppe „Studio“ hierher umgezogen.
• Mitarbeiter:innen und Aushilfen sehen dort „Mein Plan“, „Melden“ und „Meine Einstellungen“. Dazu haben sie oben auf diesen Seiten eine eigene Leiste: Mein Plan · Melden · Team · Zeiten · Nachrichten · ⚙ Einstellungen und einen Knopf zum Neuladen. „Team“ erscheint nur, wenn du den Team-Reiter zeigst, „Zeiten“ nur, wenn du nach den Arbeitszeiten fragst, „Melden“ nicht bei „Macht keine Schichten“.

Ohne das Modul steht in der Gruppe Team für dich nur die Vorschau „Dienstplan“ und „Team“ (siehe Team & Rollen). Deine Mitarbeiter:innen sehen dann keine Gruppe „Team“.

Einrichten – drei Stellen

1. Die Einstellungen

Im Dienstplan oben rechts: „Einstellungen“. Die Vorgaben passen für die meisten Studios – schau sie dir trotzdem einmal an:

• Vorlauf und Nachlauf (Grundwert je 30 Minuten) – so viel früher beginnt die Schicht vor dem ersten Termin und so viel später endet sie nach dem letzten. Darunter kannst du Ausnahmen anlegen, z. B. am Wochenende länger (siehe unten).
• Lücke, die noch als eine Schicht zählt (Vorgabe 90 Minuten) – liegen zwischen zwei Terminen mehr als 90 Minuten, macht der Dienstplan daraus zwei getrennte Schichten.
• Wie viele Leute braucht eine Schicht? – mindestens 1 Person, und je 8 Gäste eine Person mehr (beides änderbar).
• Erinnerung ans Team – siehe unten.
• Push-Nachrichten an das Team und Team-Reiter in „Mein Plan“ zeigen – siehe unten.

Ausnahmen für Vor- und Nachlauf. Am Samstag dauert das Aufräumen länger, abends brauchst du mehr Vorlauf? Unter dem Grundwert steht „Ausnahmen“. Mit „Ausnahme hinzufügen“ legst du eine an:

• Wochentage – an welchen Tagen sie gilt (mindestens einer).
• Beginn ab (frei lassen = ganzer Tag) – gilt nur für Schichten, deren erster Termin ab dieser Uhrzeit beginnt, z. B. „ab 14:00“.
• Vorlauf und Nachlauf in Minuten.

Beispiele: „Sa + So → 60 / 45“ oder „Mo–Fr ab 14:00 → 60 / 30“. Bis zu 10 Ausnahmen. Die erste passende gilt – mit den Pfeilen links verschiebst du die Reihenfolge. Passt keine, gilt der Grundwert. Gespeichert wird mit „Speichern“ unten.

2. Personal je Angebot (nur wenn nötig)

Manche Angebote brauchen mehr Leute, als die Gästezahl sagt. Das stellst du im Angebot ein: Angebot → Angebote (Sessions) → Angebot öffnen → Reiter „Plätze & Ort“ → „Personal für den Dienstplan“.

• Grundregel (nach Gästezahl) – die Vorgabe. Zählt wie in den Einstellungen.
• Immer zusätzlich … – z. B. Kindergeburtstag: „immer zusätzlich 1“ für die eigene Betreuung.
• Fest … – z. B. ein Kurs: „fest 1“ für die Kursleitung, egal wie viele kommen.

Daneben steht der Schalter „Immer eigene Schicht“. Schaltest du ihn ein, legt der Dienstplan Termine dieses Angebots nie mit anderen Terminen zusammen – auch nicht, wenn sie sich überschneiden. Typisch ist der Kindergeburtstag: Er läuft neben der offenen Malzeit, braucht aber seine eigene Betreuung. Jeder Termin des Angebots wird dann eine eigene Schicht, auch zwei Geburtstage am selben Nachmittag.

3. Dein Team einladen

Unter Team → Team → „Person einladen“ gibst du Name, E-Mail und Rolle ein. Für Aushilfen gibt es die Rolle „Aushilfe“:

• Eine Aushilfe sieht nur den Dienstplan-Bereich: „Mein Plan“ und „Melden“. Keine Buchungen, keine Kunden, keinen Kalender, keine Einstellungen.
• Mitarbeiter:innen behalten alles wie bisher und bekommen „Mein Plan“ und „Melden“ dazu.
• Unter „Notiz für den Dienstplan“ schreibst du dir etwas dazu, z. B. „kann alleine öffnen“ oder „lieber zu zweit“. Nur du siehst die Notiz – beim Einteilen steht sie neben dem Namen.
• Bei Mitarbeiter:innen und Aushilfen gibt es die „Stunden-Grenze im Monat“ (optional, 1–300 Stunden) – etwa für einen Minijob oder Teilzeit. Sie ist nur ein Hinweis beim Einteilen (siehe unten), sie verhindert nichts. Auch nachträglich über „Bearbeiten“ einzutragen.
• Hilft jemand nur im Büro, ist Partner:in ohne Schichten – oder gibt es ein gemeinsames Thekenkonto? Schalte „Macht keine Schichten“ ein. Das geht bei Mitarbeiter:innen, Aushilfen und auch bei Inhaber-Konten. Die Person bekommt keine Erinnerungen (weder die automatische noch „Team erinnern“), zählt nicht als „ohne Rückmeldung“, fehlt in der Übersicht „Verfügbarkeiten“ und steht beim Einteilen nicht zur Auswahl – auch nicht unter „Trotzdem“ oder „Du / Inhaber:innen“. „Melden“ verschwindet für sie. „Mein Plan“ bleibt; wer schon eingeteilt ist, bleibt eingeteilt, bis du ihn herausnimmst.

Die Person bekommt eine Einladungsmail mit einem Link (7 Tage gültig), über den sie sich ein Passwort setzt. Kommt die Mail nicht an, steht derselbe Link nach dem Einladen auch in der grünen Meldung – du kannst ihn direkt weitergeben. Danach landet sie auf „Mein Plan“. Aushilfen kosten nichts extra, egal wie groß dein Team ist.

Gib deinem Team gleich die Anleitung für Aushilfen mit – dort steht in kurzen Schritten fürs Handy, wie Zugang, Home-Bildschirm, Benachrichtigungen, Melden und Kalender gehen.

Melden – so sieht es dein Team

Die Schritte für dein Team stehen ausführlich in der Anleitung für Aushilfen. Kurz: Unter „Melden“ (Überschrift „Wann kannst du?“) sieht jede:r die nächsten zwei Wochen, jeden Tag als Karte mit einem kleinen Zeitbalken: grau die Schichten, grün umrandet die eigene Zeit. Ein Tipp auf den Tag klappt ihn auf:

• Schichten an diesem Tag – die echten Schichten mit ihrer Zeit (Vor- und Nachlauf sind schon drin) und den Terminen. Antippen übernimmt die Zeit der Schicht. Ist eine Schicht ganz abgedeckt, steht dort „✓ passt“.
• Ganzer Tag – der Knopf rechts neben „Deine Zeit“ (seit 20.10.2026; die Knöpfe Vormittag, Nachmittag und Abend gibt es nicht mehr – sie nahmen auf dem Handy viel Platz und waren zu ungenau).
• Deine Zeit – von–bis in Viertelstunden, bei Bedarf ein zweites Zeitfenster (höchstens zwei am Tag).
• „Kann an dem Tag nicht“ – ausdrücklich absagen.

Jeder Tipp wird sofort gespeichert, du siehst ihn gleich beim Einteilen. Tage ohne Termin lassen sich trotzdem melden. Mit den Pfeilen geht es Woche für Woche weiter; man kann beliebig weit voraus melden. Stellst du die Erinnerung auf monatlich, zeigt die Seite gleich alles bis Ende des nächsten Monats. Ändert jemand eine Meldung, nachdem du schon eingeteilt hast, siehst du beim Einteilen ein kleines „geändert“.

• Schon eingeteilt? Dann steht die Schicht dort als „eingeteilt 🔒“. Die Person kann ihre Zeit erweitern, aber nicht so kürzen, dass die Schicht nicht mehr abgedeckt ist – und „Kann an dem Tag nicht“ ist gesperrt. Darunter steht: „Du bist 09:30–19:00 eingeteilt. Wenn du da doch nicht kannst, sag im Studio Bescheid.“ Ausgetragen wird niemand automatisch – das Umteilen machst du.
• Alte Meldungen: Was dein Team vor der Umstellung im Oktober 2026 mit Kästchen gemeldet hat (Vormittag, Nachmittag, Abend, „ab 19:00“), hat YourSlots automatisch in Uhrzeiten übertragen – z. B. Vormittag → „bis 13:00“. Niemand muss neu melden.

Einteilen

Unter Team → Dienstplan siehst du die Woche von Montag bis Sonntag. Darunter schaltest du zwischen „Schichten“ und „Verfügbarkeiten“ um (siehe Wer kann wann?). In der Schichtansicht stehen oben vier Zahlen: Schichten, besetzt, unterbesetzt und wie viele aus dem Team schon gemeldet haben. Darunter steht, wer für diese Woche noch nichts gemeldet hat.

An jeder Schicht siehst du die Zeit, die Termine mit Gästezahl, den Bedarf und wer eingeteilt ist. Der farbige Rand ist die Ampel:

• Grün – besetzt: genug Leute da.
• Orange – unterbesetzt: es fehlt noch jemand („1 fehlt“).
• Grau – mehr als nötig: mehr Leute eingeteilt, als der Bedarf sagt.
• Blau – eigene Schicht: eine Schicht ohne Termin, die du selbst angelegt hast.

Die Ampel ist nur ein Hinweis. Du entscheidest immer selbst.

Jemanden einteilen

1. Schicht antippen – rechts öffnet sich die Liste deines Teams.
2. Oben stehen die Termine und der Bedarf. Darunter die Leute: zuerst wer schon eingeteilt ist, dann „Du / Inhaber:innen“, dann wer die ganze Schicht kann, wer sie nur teilweise abdeckt, zuletzt – blass – wer nicht kann oder für die Woche noch nichts gemeldet hat. Unter jedem Namen steht die gemeldete Zeit (z. B. „09:00–12:30 · 13:30–18:00“, „ganzer Tag“ oder „kann nicht“), daneben deine Notiz.
3. Person antippen = eingeteilt (grün). Nochmal antippen = wieder raus.

Es gibt kein „Veröffentlichen“: Einteilen heißt gespeichert und sichtbar. Auch Leute, die „kann nicht“ gemeldet haben, kannst du über „Trotzdem“ einteilen – etwa nach einem Anruf.

Farbe je Person: Jede Person im Dienstplan bekommt automatisch eine von acht Farben zur Unterscheidung – fest, ohne Bedeutung und nicht wählbar. Zwei Personen können dieselbe Farbe haben.

Wer kann wann?

Zwei Wege zeigen dir, wer in der Woche kann – ohne jede Schicht einzeln zu öffnen.

1. Der Schalter „Verfügbare zeigen“ (rechts über den Schichten). Schaltest du ihn ein, steht unter jeder Schicht, an der noch jemand fehlt, wer laut Meldung kann – als Kürzel, z. B. „JK“ für Jana Krüger.

• „~“ vor dem Kürzel heißt: kann nur einen Teil der Schicht.
• Wer zur selben Zeit schon in einer anderen Schicht steht, fehlt in der Liste.
• Höchstens sechs Kürzel, danach „+2“. Fährst du mit der Maus über ein Kürzel, siehst du den ganzen Namen. Haben zwei Leute dieselben Anfangsbuchstaben, wird das Kürzel länger.
• Der Schalter bleibt an, bis du ihn ausschaltest oder dich abmeldest. Eingeteilt wird weiter wie gewohnt: Schicht antippen.

2. Die Ansicht „Verfügbarkeiten“ (Umschalter über den Schichten). Du siehst dieselbe Woche als Tabelle: eine Zeile je Person, eine Spalte je Tag. In jedem Feld steht kurz die gemeldete Zeit:

• Grün mit Uhrzeit = kann, z. B. „9–12:30 · 14–18“, „bis 13“, „ab 18“ oder „ganzer Tag“.
• „—“ rot gestrichelt = hat ausdrücklich „kann nicht“ gemeldet.
• „–“ hell = Tag leer gelassen. Wer in der Woche schon gemeldet hat, aber einen Tag leer lässt, kann an diesem Tag nicht – wie beim Einteilen.
• „?“ = in der ganzen Woche noch keine Rückmeldung.
• „egal“ = muss nicht melden. So stehen Inhaber:innen da; sie sind immer einteilbar.
• Ist jemand an dem Tag schon eingeteilt, hat das Feld einen farbigen Rahmen mit der Uhrzeit der Schicht.
• Wer „Macht keine Schichten“ hat oder deaktiviert ist, fehlt in der Tabelle.
• Am Handy bleiben die Namen stehen, die Tage wischst du zur Seite.

Unter der Tabelle erklärt eine Legende die Zeichen. Mit den Pfeilen oben blätterst du Woche für Woche.

Stunden im Monat im Blick

Neben jedem Namen steht, wie viele Stunden die Person im Monat dieser Schicht schon eingeplant ist, z. B. „Okt: 38 h“. Hast du eine Stunden-Grenze eingetragen, steht sie dahinter: „Okt: 38 / 43 h“.

• Würde die Person mit dieser Schicht über ihre Grenze kommen, wird die Angabe orange und sagt, wie viel es dann wären: „würde 47 h ergeben“. Ist sie schon eingeteilt und liegt darüber, steht „über der Grenze“.
• Einteilen geht trotzdem – die Grenze ist ein Hinweis, keine Sperre.
• Gezählt wird die geplante Zeit der Schichten im Kalendermonat. Liegen zwei Schichten einer Person am selben Tag übereinander, zählt die gemeinsame Zeit nur einmal. Schichten, deren Termine entfallen sind, zählen nicht.

Einen Termin als eigene Schicht

Liegen mehrere Termine nah beieinander, macht der Dienstplan daraus eine Schicht. Soll einer davon getrennt besetzt werden – etwa der Kindergeburtstag neben der offenen Malzeit –, öffne die Schicht: Unter „Termine in dieser Schicht“ steht bei jedem Termin der kleine Knopf „als eigene Schicht“.

• Der Termin bekommt eine eigene Schicht mit eigener Zeit (Termin plus Vor- und Nachlauf), eigenem Bedarf und eigener Einteilung. Die übrige Schicht schrumpft auf ihre restlichen Termine.
• Wer schon eingeteilt war, bleibt in der übrigen Schicht. Ändert sich deren Zeit dadurch, bekommen die Eingeteilten eine Nachricht.
• Mitnehmen: Sind schon Leute eingeteilt, fragt ein kleines Fenster „Wer wechselt mit?“ (vorab ist niemand angehakt). Wen du anhakst, der wechselt in die neue Schicht und bekommt eine Nachricht „Deine Schicht ändert sich: Di 13.10. 10:30–15:30“ – statt zwei Nachrichten „nicht mehr gebraucht“ und „neu eingeteilt“. Hakst du niemanden an, bleiben alle, wo sie sind.
• Die Trennung bleibt, auch wenn später weitere Termine dazukommen.
• Zurück geht es in der herausgelösten Schicht mit „wieder zusammenlegen“ – solange sie noch neben einer anderen Schicht liegt. Wer dort eingeteilt war, wandert mit.

Soll ein Angebot immer getrennt laufen, stell es gleich im Angebot auf „Immer eigene Schicht“ (siehe oben).

Zeit ändern und Aufgaben

• Zeit ändern: Im Panel die Uhrzeiten anpassen und „Nur für diesen Tag ändern“ klicken. Die Schicht muss die Termine noch abdecken. Mit „Wieder automatisch“ richtet sie sich wieder nach den Terminen. Wer eingeteilt ist, bekommt eine Nachricht über die neue Zeit.
• Aufgaben: Unter „Aufgaben an dieser Schicht“ schreibst du eine Aufgabe je Zeile, z. B. „Brennofen ausräumen“. Gespeichert wird mit „Fertig“ (auch beim Schließen mit ×) – einen eigenen Speichern-Knopf für Aufgaben und Titel gibt es seit 20.10.2026 nicht mehr. Nur eine geänderte Uhrzeit musst du bewusst speichern („Nur für diesen Tag ändern“ oder „jede Woche“); vergisst du das, bleibt das Fenster offen und sagt es dir. Dein Team sieht sie in „Mein Plan“. Kommt an einer künftigen Schicht eine Aufgabe dazu, bekommen die Eingeteilten eine Nachricht („Neue Aufgabe am Sa 10.10.: Kasse zählen“).

Eigene Schicht ohne Termin

Tonlieferung am Montag, Abholtag, Walk-in-Samstag? Unter jedem Tag steht „+ Schicht“. Uhrzeit von–bis und einen Titel eintragen, fertig. Mit dem Häkchen „Jede Woche am …“ kommt sie ab diesem Tag jede Woche am selben Wochentag wieder (frühere Wochen bleiben, wie sie waren) – Zeit, Titel und Wochentag änderst du später im Panel unter „Gilt jede Woche“.

Dort fragt das Feld „Ab wann?“, ab welchem Tag die Änderung gilt – vorgegeben ist der Tag der Schicht, die du gerade offen hast. Die Wochen davor bleiben, wie sie waren (Zeit und Titel, auch im PDF). Rückwirkend geht es nicht. Wer ab dem Tag schon eingeteilt ist, bleibt eingeteilt und bekommt die neue Zeit bzw. den neuen Titel gemeldet. Öffnest du später einen Tag vor diesem Datum, steht dort, bis wann diese Fassung gilt und welche danach kommt. „Jede Woche beenden“ beendet immer die ganze Reihe.

• Liegt deine Eintragung ganz innerhalb einer bestehenden Schicht, fragt der Dienstplan nach: „Als Aufgabe dort“ – etwa „14:45 Tisch 3 eindecken“ wird eine Aufgabe an dieser Schicht – oder „Eigene Schicht daneben“ – etwa ein Zusatz-Event parallel zum Studio, mit eigenem Personal und eigener Einteilung.
• Eine eigene Schicht darf sich mit einer anderen überschneiden. Beim Einteilen steht dann am Namen z. B. „schon 13:30–15:00 eingeteilt“.
• „Schicht löschen“ bzw. bei wöchentlichen „Jede Woche beenden“ – wer eingeteilt war, bekommt Bescheid (mit Tag und Uhrzeit). Aus „einmalig“ wird „wöchentlich“ (und umgekehrt), indem du die Schicht löschst und neu anlegst.

Mein Plan

Unter „Mein Plan“ sieht jede:r aus dem Team die eigenen Schichten der nächsten 14 Tage: Tag, Uhrzeit, mit wem, welche Termine mit wie vielen Gästen, und die Aufgaben. Gästenamen stehen hier nicht direkt – seit 25.10.2026 lässt sich unter jedem Termin aber die Teilnehmerliste aufklappen (Name, Personen, Tisch/Platz, Anmerkung, Antworten der Buchungsfragen; keine Kontakt- oder Zahlungsdaten), mit der auch Aushilfen am Termintag einen Gast als „Da“ einchecken können – nur für ihre eigenen Schichten, ab drei Tage vorher. Details: Teilnehmer und Einchecken.

Anmerkungen zum Termin: Hast du bei einem Termin eine interne Notiz eingetragen (Termin öffnen → „Interne Notiz“), sieht das eingeteilte Team sie unter seiner Schicht im Kasten „Anmerkungen zum Termin“ – mit der Uhrzeit des Termins, z. B. „10:00 · Gruppe Müller kommt 15 min früher“. Nur dort: nicht im Reiter „Team“, nicht im Kalender-Abo, nicht in Push oder Mail. Gäste sehen die interne Notiz nie.

Im Reiter „Team“ daneben steht, wer wann arbeitet – nur Namen und Zeiten, Woche für Woche. Willst du das nicht, schalte in den Einstellungen „Team-Reiter in ‚Mein Plan‘ zeigen“ aus. Dann sieht jede:r nur die eigenen Schichten.

Kann jemand doch nicht, sagt er oder sie dir Bescheid – du teilst um. Tauschen unter Kolleg:innen gibt es bewusst nicht.

Oben steht außerdem, wie viele Stunden im laufenden Monat geplant sind („Oktober geplant: 38 h“, mit Zeiterfassung „Oktober gearbeitet + geplant: 38 h“) – reichen die 14 Tage in den nächsten Monat, auch für den.

Meine Einstellungen

Benachrichtigungen und Kalender-Abo stehen auf einer eigenen Seite: „Meine Einstellungen“. Dein Team erreicht sie über den letzten Eintrag der Leiste oben (⚙ Einstellungen) oder im Menü unter „Team“. Du als Inhaber:in findest sie auf „Mein Plan“ oben bei den Reitern. Dort stehen zwei Kästen: „Benachrichtigungen auf diesem Gerät“ (siehe Benachrichtigungen) und „Meine Schichten im Kalender“.

Die eigenen Schichten im Handy-Kalender

Auf „Meine Einstellungen“ steht der Kasten „Meine Schichten im Kalender“. Damit abonniert jede:r aus dem Team die eigenen Schichten im Kalender auf Handy oder Computer – neue und geänderte Schichten tauchen dort von selbst auf, abgesagte werden als abgesagt angezeigt. Im Kalender stehen Zeit, Termine mit Gästezahl, Aufgaben und mit wem – keine Gästenamen.

1. Auf „Meine Einstellungen“ „Link kopieren“ antippen.
2. iPhone: Einstellungen → Kalender → Accounts → Account hinzufügen → Andere → Kalenderabo hinzufügen → Link einfügen → Weiter → Sichern. (Bei neueren iPhones: Einstellungen → Apps → Kalender → Kalenderaccounts.)
3. Google Kalender (am Computer auf calendar.google.com): links bei „Weitere Kalender“ auf + → „Per URL“ → Link einfügen → „Kalender hinzufügen“. Danach erscheint er auch in der Google-Kalender-App auf dem Handy.
4. Outlook: Kalender hinzufügen → „Aus dem Internet abonnieren“ → Link einfügen.

Auf iPhone, iPad und Mac steht neben „Link kopieren“ zusätzlich der Knopf „Im iPhone-Kalender abonnieren“. Er öffnet das Abo direkt in der Kalender-App – ohne Kopieren und Einfügen.

Das Handy holt Änderungen selbst ab – je nach Einstellung stündlich oder seltener. Google braucht oft am längsten. Der Kalender zeigt die Schichten von einer Woche zurück bis acht Wochen voraus.

Benachrichtigungen

Teilst du jemanden ein, nimmst ihn raus oder änderst die Zeit, bekommt die Person ein paar Minuten nach deiner letzten Änderung eine einzige Nachricht mit allem, was sich für sie geändert hat – zum Beispiel „Neu eingeteilt: Do 08.10. 18:00–21:30“ oder „Nicht mehr gebraucht: Sa 10.10. 09:30–19:00“. So kommen bei zehn Klicks nicht zehn Nachrichten an.

• Aufs Handy (Push) – wenn die Person es auf ihrem Gerät eingeschaltet hat. Sonst kommt die Nachricht per Mail. Nie beides.
• Der Schalter dafür steht auf „Meine Einstellungen“ im Kasten „Benachrichtigungen auf diesem Gerät“. Solange er aus ist, steht auf „Mein Plan“ und „Melden“ nur eine schmale Zeile „🔔 Benachrichtigungen sind aus — einschalten“, die dorthin führt. Ist er an, steht dort nichts mehr.
• Wer auf eine Benachrichtigung tippt, landet direkt an der passenden Stelle, z. B. bei der Frage nach der Arbeitszeit.
• Nachlesen: Unter „Nachrichten“ (Leiste oben bzw. Reiter in „Mein Plan“) steht für jede Person alles, was in den letzten 30 Tagen rausging – Push und Mail, auch weggewischte Benachrichtigungen. Jede:r sieht nur die eigenen; auch du siehst dort nur deine.
• Überblick in der Team-Liste: Unter Team → Team zeigt die Spalte „Benachrichtigungen“ je Person „an · 1 Gerät“ (oder mehr) oder „aus“. „an“ heißt nur, dass ein Gerät angemeldet ist – schaltet jemand Mitteilungen später am Handy selbst ab, siehst du das hier nicht; das merkst du frühestens, wenn eine Nachricht nicht mehr zugestellt werden kann. Siehe auch Team & Rollen.
• Teilst du dich selbst ein oder änderst deine eigene Schicht, bekommst du keine Nachricht. Bist du als Inhaber:in eingeteilt und ein Termin ändert sich von selbst (siehe unten), bekommst du den automatischen Hinweis aber genauso wie alle anderen Eingeteilten.
• Bekommt eine künftige Schicht eine neue Aufgabe oder einen neuen Titel, steht das in der Nachricht („Neue Aufgabe am Sa 10.10.: Kasse zählen“, „Schicht Sa 10.10. heißt jetzt: Walk-in“). Gelöschte Aufgaben melden wir nicht.
• Ändert sich eine besetzte Schicht von selbst (siehe unten), bekommen die Eingeteilten ebenfalls eine Nachricht.
• Kommt die Push nicht an – etwa weil das Handy neu ist oder Mitteilungen abgeschaltet wurden –, schicken wir dieselbe Nachricht per Mail.

Auf dem iPhone

Apple erlaubt Mitteilungen nur, wenn YourSlots auf dem Home-Bildschirm liegt. Das geht so (einmal, dauert eine Minute):

1. In Safari YourSlots öffnen und anmelden.
2. Unten auf „Teilen“ tippen (Quadrat mit Pfeil nach oben) → „Zum Home-Bildschirm“ → „Hinzufügen“.
3. YourSlots über das neue Symbol auf dem Home-Bildschirm öffnen.
4. Auf „Meine Einstellungen“ den Schalter bei „Benachrichtigungen auf diesem Gerät“ antippen und „Erlauben“ wählen.

Auf Android geht es direkt im Browser: Schalter antippen, erlauben. Mehr zur Web-App: Web-App installieren.

In den Einstellungen kannst du „Push-Nachrichten an das Team“ ausschalten. Dann kommt alles per Mail.

Erinnerung ans Team

Damit du nicht jedem hinterhertelefonierst, erinnert YourSlots alle, die für den Zeitraum noch nichts gemeldet haben (Inhaber:innen und alle mit „Macht keine Schichten“ nicht):

• Wöchentlich – an einem Wochentag zu einer Uhrzeit (Vorgabe: Mittwoch, 10 Uhr) für die nächste Woche.
• Monatlich – an einem Tag im Monat (Vorgabe: der 23.) für den nächsten Monat.

Einstellen unter Einstellungen → Erinnerung ans Team („Automatisch erinnern“, Rhythmus, Tag, Uhrzeit – volle Stunde). Die automatische Erinnerung startet erst, wenn du den Dienstplan wirklich nutzt – also sobald eine Aushilfe eingeladen, jemand eingeteilt, eine eigene Schicht angelegt ist oder jemand gemeldet hat. So bekommt dein Team im Test keine Nachricht, bevor du so weit bist.

Du kannst auch von Hand erinnern – auf zwei Wegen:

• „Team erinnern“ (roter Knopf oben im Dienstplan) schreibt an alle im Team (ohne Inhaber:innen, Deaktivierte und alle mit „Macht keine Schichten“). Es öffnet sich ein Fenster mit dem Text der Erinnerung – du kannst ihn anpassen, z. B. „Wir planen das Herbstfest, bitte bis Donnerstag eintragen“, und klickst „Senden“. Die Nachricht kommt wie alle anderen aufs Handy oder per Mail. Höchstens 500 Zeichen; zweimal senden heißt zwei Nachrichten.
• „Diese erinnern“ in der blauen Zeile erinnert nur die, die noch nichts gemeldet haben. Wer dafür schon erinnert wurde, bekommt keine zweite Nachricht.

Beides gilt bei wöchentlich für die angezeigte Woche, bei monatlich für den nächsten Monat. Für eine vergangene Woche kannst du nicht mehr erinnern.

Wochenblatt als PDF

Oben im Dienstplan: „Wochenblatt (PDF)“. Du bekommst die angezeigte Woche auf einer A4-Seite quer – mit Zeiten, Terminen, Gästezahl, Namen und Aufgaben. Zum Ausdrucken für die Pinnwand oder zum Verschicken. Das PDF gibt es nur für Inhaber:innen.

Danach folgt für jede eingeteilte Person eine eigene Seite („Dienstplan KW 41 – Lena Sommer“): ihre Schichten der Woche mit Tag, Uhrzeit, Terminen und Gästezahl, Aufgaben, mit wem sie arbeitet, und unten die Summe der Stunden – dazu, wie viele Stunden im ganzen Monat bisher geplant sind („Monat Oktober bisher geplant: 38 h“, mit Grenze, falls eingetragen). Wer in der Woche keine Schicht hat, bekommt keine Seite. So kannst du jeder Person ihren Zettel mitgeben – ohne Gästenamen.

Was sich von selbst ändert

• Neuer Termin an einem Tag → er landet in der passenden Schicht oder bildet eine neue. Die Ampel springt ggf. auf orange, und oben zählt „unterbesetzt“ mit.
• Mehr Gäste gebucht → der Bedarf steigt, die Ampel zeigt es.
• Wer eingeteilt ist, bleibt eingeteilt – auch wenn die Schicht durch einen neuen Termin länger wird.
• Termin abgesagt → ist in der Schicht niemand eingeteilt und keine Aufgabe eingetragen, verschwindet sie. Sonst bleibt sie stehen mit dem Hinweis, dass der Termin entfallen ist – du entscheidest.

Arbeitszeiten: was wirklich gearbeitet wurde

Eine Session dauert 2,5 Stunden – mit Aufräumen arbeitet deine Aushilfe aber oft länger. Damit die Stunden-Grenze nicht mit geplanten, sondern mit echten Stunden rechnet, kann YourSlots nach jeder Schicht kurz nachfragen. Kein Stempeln, keine Zettel, keine WhatsApp.

1. Einschalten: Einstellungen › Dienstplan › „Arbeitszeiten“ › Nach jeder Schicht nach der echten Zeit fragen. Standardmäßig ist das aus.
2. Zum geplanten Schichtende bekommt dein Team eine Nachricht: „Deine Schicht war bis 19:30 geplant – passt das?“ In „Mein Plan“ reicht ein Tipp auf „Ja, 19:30“ – oder „Andere Zeit“: Darunter stehen „Früher fertig“ und „Später fertig“ mit Uhrzeiten in 15-Minuten-Schritten zum Antippen. War jemand früher da, lässt sich auch der Beginn ändern.
3. Pause (seit 20.10.2026): Bei der Frage, beim Ändern und beim Nachtragen gibt es das Feld „Pause (Min.)“. Alle Stunden zählen netto (Ende − Beginn − Pause). Eine Pause allein muss nicht freigegeben werden – geprüft wird nur, wenn Beginn oder Ende abweichen. Sind es mehr als 6 Stunden ohne 30 Minuten Pause, steht ein grauer Hinweis dabei – gesperrt wird nichts.
4. Keine Antwort? Nach einem Tag zählt die geplante Zeit – gekennzeichnet als „nicht bestätigt“.
5. Schicht bis nach Mitternacht (seit 25.10.2026): Liegt die eingetragene Endzeit vor der Beginnzeit, zählt sie als Ende am nächsten Tag – bis spätestens 6:00 Uhr, länger geht nicht (Schutz vor Zahlendrehern; eine Zeit dauert höchstens 16 Stunden). „Später fertig“ bietet dafür auch Uhrzeiten bis 02:00 an; überall, wo so eine Zeit steht, trägt sie den Zusatz „(+1 Tag)“. Die geplante Schicht im Dienstplan selbst bleibt auf einen Tag begrenzt – nur die erfasste Arbeitszeit darf darüber hinausgehen.

Prüfen geht schnell

Unter Team › Arbeitszeiten siehst du im Reiter „Zu prüfen“ nur, was auffällt: Zeiten, die mindestens 30 Minuten vom Plan abweichen (einstellbar), und nachgetragene Zeiten. Alles andere läuft einfach durch. Mehrere anhaken und gemeinsam bestätigen – fertig. Mit „Öffnen“ korrigierst du eine Zeit oder schaltest „Zählt zu den Stunden“ aus, wenn jemand doch nicht gearbeitet hat. Jede Änderung wird festgehalten: wer, wann, von welcher auf welche Zeit.

Monatsliste für die Steuerberatung

Im Reiter „Monat“ steht oben je Person eine Karte mit den Stunden des Monats (und der Stunden-Grenze, falls eingetragen). Darunter siehst du, woraus die Zahl besteht:

• erfasst – Zeiten, die dein Team bestätigt oder nachgetragen hat (bzw. die nach einem Tag ohne Antwort übernommen wurden).
• nur Plan – vergangene Schichten ohne erfasste Zeit. Sie zählen mit der geplanten Zeit.
• noch geplant – Schichten, die in diesem Monat noch kommen.

Unter der Tabelle mit den erfassten Zeiten steht der Block „Ohne erfasste Zeit (zählt mit der Planzeit)“: die vergangenen Schichten, für die es keine Zeit gibt, mit Tag, Person, geplanter Zeit und Dauer. Ganz unten: „Noch geplant in diesem Monat“. So geht die Rechnung der Karten auf einen Blick auf.

Über „Monatsliste (PDF)“ bekommst du je Person eine Liste mit Tag, Beginn, Ende, Dauer und Summe – zum Weitergeben oder Ablegen. Die Summe zählt nur, was schon vorbei ist (erfasst und „nur Plan“). Kommen im Monat noch Schichten, steht darunter, wie viele es sind, und die Zeile „Mit noch geplanten Schichten: … h“ – das ist dieselbe Zahl wie auf der Karte. Sie hält fest, was z. B. für Minijobs aufgezeichnet werden muss; ob das in deinem Fall genügt, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung (keine Rechtsberatung).

Abrechnungszeitraum und Notiz je Person

Alle auf einen Blick (seit 20.10.2026): Neben dem Monat stehen die Knöpfe „Monatsübersicht (alle)“ und „als CSV“. Die Übersicht hat eine Zeile je Person – Rolle, Stunden im Zeitraum, Stunden-Grenze, Monatsnotiz – und unten die Summe. So musst du am Monatsende nicht jede Liste einzeln öffnen. Die CSV-Datei öffnest du in Excel oder gibst sie deiner Steuerberatung. Die Stunden sind dieselben wie in der Monatsliste der Person; die Einzelheiten je Tag stehen weiter dort.

Rechnet dein Studio nicht vom 1. bis zum Monatsende ab, sondern z. B. vom 25. bis zum 24.? Stell unter Einstellungen › Dienstplan › „Arbeitszeiten“ den „Abrechnungszeitraum beginnt am“ auf den gewünschten Tag (1–28). „Oktober“ läuft dann vom 25.09. bis zum 24.10. – benannt nach dem Monat, in dem der Zeitraum endet. Das gilt überall gleich: im Reiter „Monat“, in der Monatsliste (PDF), in „Mein Plan › Zeiten“ deines Teams und bei der Stunden-Grenze.

Auf jeder Personen-Karte kannst du außerdem eine Notiz hinterlegen (Knopf „Notiz“ bzw. „Notiz ändern“), z. B. „Nur 25 Stunden abgerechnet, Rest im nächsten Monat“. Bis zu 500 Zeichen, leer gespeichert löscht sie wieder. Sie erscheint auf der Karte und unter der Kopfzeile der Monatsliste (PDF) – dein Team sieht sie nirgends.

Abrechnung abschließen (seit 26.10.2026)

Hast du die Löhne abgerechnet, klick unter Team › Arbeitszeiten oben auf „Abrechnung abschließen“ und wähl den Tag, bis zu dem abgerechnet ist. Vorgeschlagen wird das Ende des letzten Abrechnungszeitraums – du kannst aber jeden Tag bis heute wählen. Unter der Überschrift steht danach z. B. „Abgerechnet bis 24.10.2026“.

• Dein Team kann Zeiten bis zu diesem Tag nicht mehr ändern oder nachtragen – auch nicht innerhalb der 7 Tage. In „Mein Plan › Zeiten“ steht dann „Schon abgerechnet – ändern nur noch im Studio“.
• Du kannst weiter alles korrigieren. Änderst du etwas in einem abgerechneten Zeitraum, steht die Zeit danach unter „Zu prüfen“ mit dem Vermerk „nach Abrechnung geändert“ – als Erinnerung, die Lohnabrechnung anzupassen. Mit „Bestätigen“ ist der Vermerk erledigt.
• Die Monatsliste (PDF) zeigt „Abgerechnet bis …“ und welche Zeiten nachträglich geändert wurden.
• Einen Schalter dafür gibt es nicht – die Sperre gilt, sobald du ein Datum setzt. Vertan? Einfach ein früheres Datum wählen.

Die Stunden-Grenze rechnet echt

Mit Zeiterfassung zählen vergangene Schichten mit der erfassten Zeit, künftige mit der geplanten. So warnt dich das Orange beim Einteilen, bevor jemand über die Grenze rutscht.

Die Aufräumzeit lernt mit

Nach einigen Wochen zeigen die Einstellungen beim „Nachlauf“, wie lange nach dem letzten Termin im Schnitt wirklich gearbeitet wurde – auch je Wochentag und Auslastung („Fr, voll: 1:10 h“). Mit „Vorschlag übernehmen“ setzt du den Grundwert, gespeichert wird erst mit „Speichern“. Ausnahmen sind dabei nicht berücksichtigt. Von selbst ändert sich nichts.

Was der Dienstplan bewusst nicht kann

Der Dienstplan ist ein Schichtplan, kein Personalprogramm. Diese Dinge gibt es nicht und sind auch nicht geplant:

• Kein Stempeln (Kommen/Gehen) und keine Pausenregeln (die Pause wird eingetragen, aber nicht geprüft) – nur die kurze Frage nach dem Schichtende (siehe Arbeitszeiten).
• Keine Lohnabrechnung, keine Urlaubskonten, keine Prüfung von Ruhezeiten.
• Kein Tauschen von Schichten unter Kolleg:innen – umteilen machst du.
• Keine automatische Planung – YourSlots schlägt vor, wer kann, du entscheidest.
• Kein Preis je Mitarbeiter:in.

Noch nicht dabei (wir sammeln Rückmeldungen dazu): eine Nachricht an Eingeteilte, wenn in „ihren“ Terminen jemand bucht oder absagt, und ein Knopf, mit dem eine Aushilfe in der App selbst absagt. Bis dahin gilt: Wer nicht kann, sagt im Studio Bescheid – du teilst um.

Häufige Fragen

Warum sehe ich an einem Tag keine Schicht?
An dem Tag gibt es keinen Termin. Leg über „+ Schicht“ eine eigene an, wenn trotzdem jemand da sein soll.

Warum sind es zwei Schichten an einem Tag?
Zwischen zwei Terminen liegen mehr als 90 Minuten (bzw. deine Einstellung „Lücke“). Willst du eine durchgehende Schicht, stell die Lücke größer ein.

Muss meine Aushilfe eine App installieren?
Nein. Sie öffnet YourSlots im Browser. Nur für Nachrichten aufs iPhone muss sie es einmal auf den Home-Bildschirm legen (siehe oben).

Sieht meine Aushilfe Buchungen oder Kundendaten?
Nein. Sie sieht nur den Dienstplan-Bereich (Mein Plan, Melden, Team, Zeiten, Nachrichten) – keine Buchungsliste, keine Kundenakte, keine Zahlungs- oder Rechnungsdaten. In ihren eigenen Schichten kann sie ab drei Tage vorher seit 25.10.2026 die Teilnehmerliste aufklappen (Name, Personen, Tisch/Platz, Anmerkung, Antworten der Buchungsfragen) und dort einchecken.

Wo sehe ich auf einen Blick, wer in der Woche kann?
Im Dienstplan oben auf „Verfügbarkeiten“ umschalten. Oder in der Schichtansicht „Verfügbare zeigen“ einschalten (siehe Wer kann wann?).

Warum steht bei jemandem „kann nicht“, obwohl sie nichts eingetragen hat?
Sie hat in dieser Woche an einem anderen Tag gemeldet. Ein leer gelassener Tag zählt dann als „kann nicht“. Ohne jede Meldung in der Woche steht dort „keine Rückmeldung“.

Meine Aushilfe hat eine Benachrichtigung weggewischt.
Sie tippt oben auf „Nachrichten“. Dort steht alles aus den letzten 30 Tagen.

Meine Mitarbeiterin sieht „Melden“ – muss sie das nutzen?
Nein, aber es hilft dir beim Einteilen. Mitarbeiter:innen behalten ihren gewohnten Zugang und haben den Dienstplan-Bereich dazu.

Kann meine Aushilfe ihre Schichten im Handy-Kalender sehen?
Ja – über den Kasten „Meine Schichten im Kalender“ auf „Meine Einstellungen“ (siehe oben). Jede Person hat ihren eigenen Link und sieht nur ihre eigenen Schichten.

Wird die Stunden-Grenze meiner Aushilfe angezeigt?
Nein. Die Grenze siehst nur du beim Einteilen. Deine Aushilfe sieht in „Mein Plan“ nur, wie viele Stunden sie im Monat geplant ist.

Kann ich mich selbst einteilen?
Ja, du stehst im Panel unter „Du / Inhaber:innen“. Inhaber:innen melden nicht, sie sind immer einteilbar – außer bei „Macht keine Schichten“.

Unser Thekenkonto steht beim Einteilen dabei. Wie bekomme ich es weg?
Team → das Konto bearbeiten → „Macht keine Schichten“ einschalten und speichern. Das geht auch bei der Rolle Inhaber.

Meine Aushilfe kann ihre Zeit nicht kürzen oder „Kann an dem Tag nicht“ wählen.
Sie ist an dem Tag schon eingeteilt; ihre Zeit darf die Schicht nicht unterschreiten. Nimm sie im Dienstplan aus der Schicht, dann ist der Tag wieder frei.

Was ist mit den alten Meldungen (Vormittag/Nachmittag/Abend) passiert?
YourSlots hat sie bei der Umstellung im Oktober 2026 automatisch in Uhrzeiten übertragen, z. B. Vormittag → „bis 13:00“. Niemand musste neu melden.

Wo sieht mein Team die Notiz, die ich beim Termin eintrage?
In „Mein Plan“ unter der eigenen Schicht, Kasten „Anmerkungen zum Termin“ – nur für die Eingeteilten, nicht im Team-Reiter und nicht im Kalender-Abo.

Was passiert, wenn der Dienstplan wieder ausgeschaltet wird – etwa nach dem Test? Sind die Daten weg?
Nein. Schichten, Meldungen und Einteilungen bleiben gespeichert, nur der Bereich ist ausgeblendet. Aushilfen sehen dann nur den Hinweis „Der Dienstplan ist im Moment nicht freigeschaltet – frag im Studio nach.“ Ist er wieder an, ist alles wieder da.

Wo finde ich den Dienstplan unter „Paket & Zahlung“?
In der Liste der Add-ons. Dort startest du den kostenlosen Test oder buchst ihn dazu. Hast du das Starter-Paket, wechselst du dort zuerst auf Studio oder Professional.

Warum ist die Summe in der Monatsliste kleiner als auf der Karte?
Die Liste zählt nur, was schon vorbei ist. Die Karte zählt auch die Schichten, die im Monat noch kommen. Die Zeile „Mit noch geplanten Schichten“ im PDF zeigt dieselbe Zahl wie die Karte.

Kann meine Aushilfe ihre Zeit später noch ändern?
Ja, bis 7 Tage nach der Schicht im Reiter „Zeiten“ von „Mein Plan“. Danach kannst nur du sie unter „Arbeitszeiten“ korrigieren – und sobald du einen Zeitraum als abgerechnet abgeschlossen hast, auch innerhalb der 7 Tage nicht mehr.

Mein Abrechnungszeitraum ist nicht der Kalendermonat – geht das?
Ja. Einstellungen › Dienstplan › „Arbeitszeiten“ › „Abrechnungszeitraum beginnt am“ auf z. B. 25 stellen – „Oktober“ läuft dann vom 25.09. bis 24.10.

Sieht meine Aushilfe die Notiz, die ich auf ihrer Monatskarte eintrage?
Nein. Die Notiz auf „Arbeitszeiten › Monat“ siehst nur du (und die Monatsliste/PDF) – dein Team sieht sie nicht in der App.

Wenn der Menüpunkt fehlt

1. Siehst du nur eine Vorschau? Dann ist der Dienstplan bei dir weder gebucht noch im Test. Starte den Test oder buch ihn unter Paket & Zahlung dazu – ab dem Paket Studio.
2. Du bist Mitarbeiter:in oder Aushilfe? Dann siehst du „Mein Plan“, „Melden“ und „Meine Einstellungen“ (und die Leiste oben), aber nicht „Dienstplan“ – einteilen dürfen nur Inhaber:innen.
3. „Melden“ fehlt? Dann ist bei der Person „Macht keine Schichten“ eingeschaltet.