E-Mails

Die Mail-Vorlagen

Jede Mail, die dein Studio verschickt, hat eine Vorlage. Du kannst jede davon umschreiben – musst es aber nicht.

Du findest sie unter Kommunikation → Mail-Vorlagen. Voreingestellt sind alle fertig formuliert und einsatzbereit; die meisten Studios ändern nie eine davon.

Welche es gibt

Es sind 17 – genau die, die du in der Liste siehst. Alle gehen an Gäste.

Vorlage	Wann sie rausgeht
Reservierungsbestätigung	Direkt nach einer Reservierung.
Terminerinnerung	Automatisch vor dem Termin – Standard 12 Stunden vorher, einstellbar unter Kommunikation → Mail → „Automatische Mails".
Abholung bereit	Wenn die gebrannten Stücke abholbereit sind.
Storno-Bestätigung	Wenn ein Gast selbst storniert.
Reservierung vom Studio storniert	Wenn du eine einzelne Reservierung stornierst – der Termin selbst findet statt. Mit Platzhalter `{{ grund }}` (seit 26. August 2026).
Termin abgesagt	Wenn du einen ganzen Termin absagst – alle Gäste.
Termin verschoben	Wenn du einen Termin auf ein anderes Datum oder eine andere Uhrzeit verschiebst – mit alter und neuer Zeit und neuem Kalender-Eintrag (seit 26. August 2026).
Warteliste – Eintrag bestätigt	Wenn sich jemand auf die Warteliste setzt.
Warteliste – Platz frei geworden	Wenn jemand nachrückt.
Bewertung anfragen	Eine Stunde nach dem Termin.
Anfrage eingegangen (vorläufig)	Bei Angeboten mit Bestätigungspflicht: sofort nach der Anmeldung.
Anfrage abgelehnt	Wenn du eine vorläufige Anmeldung ablehnst.
Gutschein – Kaufbestätigung	Nach dem Online-Kauf, mit dem Gutschein-PDF im Anhang.
Geburtstags-Gruß	Am Geburtstag des Gastes, wenn das Geburtstags-Modul an ist.
Reaktivierung (lange nicht da)	Wenn ein Gast seit einer eingestellten Zahl von Tagen nicht mehr da war.
Event – Bestätigung	Wenn du ein Event anlegst oder eine Anfrage in einen Termin umwandelst und „Bestätigung senden" angehakt ist, ebenso bei „Bestätigung erneut senden" (neu, ab Paket Studio).
Event – Anfrage eingegangen	Direkt nach einer Online-Eventanfrage, mit dem Infopaket der Event-Art (neu, ab Paket Studio).

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Nicht jede Mail hat eine Vorlage. YourSlots verschickt noch ein paar mehr – die Umbuchungs-Mail an den Gast, die Rechnungs-Mail mit dem PDF, die Kopien in deinen Studio-Posteingang („neue Buchung", „Stornierung", „Termin geändert", „Termin verschoben") und bei Events der Zahlungslink, „Anzahlung eingegangen" und die interne Studio-Mail. Die stehen nicht in der Liste und lassen sich nicht umschreiben; sie gehen immer im Standardtext raus.

Eine Vorlage ändern

Vorlage öffnen und den Text anpassen.
Platzhalter stehen in geschweiften Klammern – sie werden beim Versand ersetzt. Lass sie stehen, sonst fehlt dem Gast die Information.
Speichern.

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Du kannst jederzeit zurück. Zu jeder geänderten Vorlage gibt es „Auf Standard zurücksetzen" – du kannst also gefahrlos ausprobieren.

Links in der Testphase

Solange dein Studio in der Testphase ist (und in den ersten 7 Tagen nach der Anmeldung), dürfen Mails nur Links auf deine eigene Website und auf deine YourSlots-Buchungsseite enthalten. Das gilt für die Mail-Vorlagen (Betreff und Text) und für die Texte, die in Mails an Gäste landen: „Hinweis für die Bestätigungsmail“ beim Angebot, Anfahrt, Abholung, Altersregelung, Abholzeiten und der Absender-Name.

Steht ein Link auf eine fremde Seite drin, wird beim Speichern eine Meldung angezeigt: „In der Testphase sind Links nur auf deine eigene Website erlaubt. Bitte entferne: …“. Dahinter steht, welche Adresse gemeint ist. Das gilt auch für Adressen ohne https://, etwa www.beispiel.com.

Erlaubt: deine Website aus Branding → „Studio-Website“ (auch Unterseiten wie shop.dein-studio.de), die „Weiteren Websites“ unter Webseite einbinden, deine Buchungsseite bei YourSlots und Google-Bewertungslinks (g.page, maps.app.goo.gl). E-Mail-Adressen sind keine Links und immer erlaubt.
Nicht erlaubt: alle anderen Seiten, auch Kurzlinks wie bit.ly.

Ist ein fremder Link schon vorher gespeichert worden, wird er beim Versand durch [Link entfernt] ersetzt. Nach der Testphase entfällt die Grenze: Mit deinem bezahlten Paket darfst du verlinken, was du möchtest (z. B. Instagram).

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Warum? Ein neues Konto ist schnell angelegt. Ohne diese Grenze könnte jemand Betrugsmails mit Links auf gefälschte Seiten über YourSlots verschicken, und das schadet allen Studios. Fehlt deine Website noch? Trag sie unter Branding ein, dann darfst du sie sofort verlinken.

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Eigene Vorlagen gibt es ab dem Paket Studio. Nach einem Wechsel in ein Paket ohne Mail-Vorlagen gehen wieder die Standard-Mails raus; deine Vorlagen bleiben gespeichert und gelten wieder, sobald du wechselst.

Der Gast kann Termin und Personenzahl selbst ändern

Seit dem 10. August 2026 kann ein Gast seinen Termin oder die Personenzahl selbst ändern, ohne Anmeldung. Bestätigung, Erinnerung und „Platz frei geworden" tragen den ändern-Link in ihrem ausgelieferten Standardtext seit dem 26. August 2026 zusätzlich zum bestehenden stornieren-Link – zuvor fehlte er dort, obwohl die Funktion selbst schon lief.

Der Ändern-Link erscheint nur, wenn es für diese Buchung wirklich geht: Dein Paket enthält „Selbst umbuchen“, der Termin hat keine feste Sitzplatzwahl, die Buchung ist bestätigt und deine Änderungsfrist läuft noch. Sonst fällt die Zeile weg.

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Hast du eine Vorlage selbst geschrieben, bekommst du den Link nicht automatisch. In der Vorlagen-Übersicht steht dann ein blauer Hinweis mit dem Platzhalter {{ aendern_url }} zum Einsetzen – zum Beispiel: „Pläne geändert? Du kannst deinen Termin selbst [ändern]({{ aendern_url }}).“

Link „Abholung prüfen" in Bestätigung und Bewertungsbitte

Seit dem 28. Oktober 2026 tragen die Reservierungsbestätigung und „Bewertung anfragen" die Zeile „Sind deine Stücke schon fertig? Hier nachsehen". Der Link öffnet Abholung prüfen mit dem Besuchstag schon ausgewählt. Platzhalter für eigene Vorlagen: {{ abholung_url }}. Ist der Schalter „Abholung prüfen" aus oder gibt es nichts abzuholen (Malkoffer, Info-Termin), fällt die Zeile mit dem Platzhalter weg – auch in deinem eigenen Text.

Link „Von der Warteliste austragen"

Seit dem 4. November 2026 trägt die Mail „Warteliste – Eintrag bestätigt" die Zeile „Doch keine Zeit? Von der Warteliste austragen". Damit trägt sich der Gast selbst aus, ohne Anmeldung (mehr dazu). Platzhalter für eigene Vorlagen: {{ warteliste_austragen_url }}.

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Hast du diese Vorlage selbst geschrieben, kommt der Link nicht von allein hinein. Kopiere diese Zeile in deinen Text: Doch keine Zeit? [Von der Warteliste austragen]({{ warteliste_austragen_url }})

Zeile „Bezahlt wird vor Ort im Studio."

Seit dem 4. November 2026 darf der Gast bei manchen Angeboten vor Ort bezahlen statt online. Wählt er das, steht in seiner Reservierungsbestätigung die Zeile „Bezahlt wird vor Ort im Studio." Platzhalter für eigene Vorlagen: {{ zahlung_hinweis }}. Zahlt der Gast online, bleibt er leer – dann fällt die Zeile weg, auch in deinem eigenen Text.

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Hast du die Reservierungsbestätigung selbst geschrieben, kommt die Zeile nicht von allein hinein. Setze {{ zahlung_hinweis }} als eigene Zeile in deinen Text, zum Beispiel unter Datum und Uhrzeit.

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Eine selbst geänderte Vorlage pflegen wir nicht mehr für dich. Beispiel: Schaltest du das Selbst-Stornieren ab, entfernt YourSlots den Storno-Link aus allen unveränderten Vorlagen automatisch. Deinen eigenen Text lassen wir in Ruhe – dort bekommst du stattdessen einen Hinweis, damit du den Satz selbst streichst.

👀

Es gibt keine Vorschau im Admin. Wenn du sehen willst, wie eine geänderte Vorlage wirklich aussieht, schick dir über E-Mails eine Test-Mail an deine eigene Adresse.

Drei Storno-Mails – welche ist welche?

Eine häufige Frage: „Es gibt eine Vorlage für Stornierung – gibt es auch eine, wenn das Studio storniert?" Ja, und es sind drei verschiedene:

Storno-Bestätigung – der Gast hat selbst storniert.
Reservierung vom Studio storniert – du hast seinen Platz storniert, der Termin läuft weiter. Der Grund aus dem Storno-Dialog landet über {{ grund }} in der Mail; ohne Grund fällt die Zeile weg.
Termin abgesagt – du hast den ganzen Termin abgesagt, alle Gäste bekommen sie.

Wenn es nicht klappt

Ein Platzhalter steht als Text in der Mail (etwa {{ vorname }} statt „Lisa“). Dann stimmt die Schreibweise nicht – zwei geschweifte Klammern auf jeder Seite, kleingeschrieben, keine Umlaute. Kopier ihn lieber aus der Liste bei der Vorlage, statt ihn zu tippen.
Eine Information fehlt in deiner eigenen Vorlage. Ein Platzhalter, den du nicht hineinschreibst, erscheint auch nicht – etwa der Angebots-Hinweis oder die Antworten auf deine Buchungsfelder. Beim Bearbeiten weist dich YourSlots darauf hin.
Der Ändern-Link fehlt. Entweder trägt deine eigene Vorlage {{ aendern_url }} nicht (blauer Hinweis in der Übersicht), oder Ändern geht für diese Buchung nicht: kein Paket „Selbst umbuchen“, feste Sitzplatzwahl, Frist abgelaufen oder Buchung noch nicht bestätigt.
Deine Änderung wirkt nicht. Prüf, ob der Schalter „Eigenen Text verwenden“ an ist – steht er aus, greift wieder unser Standardtext. Der Schalter schaltet die Mail selbst nicht ab.
Beim Gast kommt eine leere Mail an. Das passiert, wenn der Text aus Word, Outlook oder einer Website hineinkopiert wurde – dort hängt unsichtbare Formatierung dran, von der nach dem Umwandeln nichts übrig bleibt. Füge den Text als reinen Text ein (Strg/Cmd + Umschalt + V); fett geht mit **Sternchen**. Seit dem 10.09.2026 weist das Feld so einen Text schon beim Speichern ab.
Beim Speichern steht „In der Testphase sind Links nur auf deine eigene Website erlaubt“. In deinem Text steht ein Link auf eine fremde Seite (siehe Links in der Testphase). Entferne ihn oder trag deine Website unter Branding ein. Steht dort ein Wort mit Punkt, das gar kein Link ist (etwa „Termin.Info“), setz ein Leerzeichen hinter den Punkt.
Du willst zurück zum Ausgangspunkt. „Auf Standard zurücksetzen“ stellt den ursprünglichen Text wieder her; ab dann pflegen wir die Vorlage auch wieder für dich mit.